William E. Connor验厂咨询-威林干那社会责任验厂CAP整改要求：规范制定、分类施策与长效预防 - 社会责任验厂 - William E. Connor验厂咨询 - 服务项目 - 肯达信全球合规智库

一、威林干那社会责任验厂全流程

（一）验厂前期准备阶段（验厂前 1-2 个月）

1、文件梳理与自查

对照 William E. Connor 验厂清单，完成五大核心领域文件核查：

企业资质类：确认工商登记副本、环保许可（如排污证、化学品排放许可）等文件有效期，补充缺失的备案材料；

用工管理类：核查所有员工劳动合同签订率（需 100% 覆盖）、童工 / 青年工档案完整性（含 18 岁以下员工注册证明、定期体检报告），完善反歧视政策与员工申诉记录；

薪资社保类：整理过去 12 个月工资单与考勤记录（确保考勤与工资核算一致），核实社保缴纳凭证（含工伤险全员覆盖证明），若存在社保豁免情况需补充社保局官方批准文件；

安全健康类：检查消防器材保养记录（每月 1 次）、消防验收证书有效性，确认特种设备（如铲车、锅炉）操作许可证及操作人员资质，补充急救人员培训证书与工傷事故处理记录；

环保与化学品类：更新所有化学品 MSDS 文件（确保与现场使用品类一致），整理污水排放检测报告，规范刀具等危险品管控记录。

2、现场准备与员工培训

现场整改：优化车间消防通道（确保无堵塞、标识清晰）、完善安全警示标识（如危险作业区、化学品存储区），规范员工劳保用品佩戴（如安全帽、防护手套）；

员工培训：组织验厂专项培训，覆盖考勤打卡规范、薪资计算逻辑、申诉流程知晓度、消防应急操作等内容，确保员工能准确回应验厂人员问询（如 “是否知晓带薪年假政策”“消防演习频率”）。

3、对接与资料提交

提前与验厂机构确认验厂时间、人员及流程，按要求提交前期自查报告与关键文件清单（如员工花名册、社保缴纳清单），预留 1 周时间应对机构的补充资料要求。

（二）验厂实施阶段（通常 1-2 天）

首次会议

工厂负责人、HR、EHS（环境健康安全）主管参与，明确验厂目的、范围及日程安排，提交整理好的文件资料包（按 “资质 - 用工 - 薪资 - 安全 - 环保” 分类归档）。

文件审查

验厂人员核查文件真实性与完整性，重点关注：

工资单与考勤记录的一致性（如加班时长是否与工资表中加班费匹配）；

社保缴纳凭证与员工花名册的对应关系（避免漏缴、少缴）；

消防演习记录的真实性（需含照片、签到表、总结报告）；

化学品 MSDS 与现场存储品类的匹配度（禁止使用无 MSDS 的化学品）。

现场巡查

验厂人员实地检查车间、仓库、食堂、宿舍等区域，重点核查：

消防设施（灭火器压力正常、消防栓无遮挡、应急灯可正常使用）；

特种设备操作规范（如铲车驾驶员持证上岗、设备定期保养记录）；

化学品存储（独立存储区、防泄漏措施、标识清晰）；

员工工作环境（如车间温度、通风情况、是否存在超时加班迹象）。

员工访谈

验厂人员随机抽取 10%-15% 员工进行一对一访谈（避免管理人员在场），问题聚焦：薪资发放时间、加班时长、社保缴纳情况、申诉渠道是否畅通、安全培训是否到位等，需确保员工回答与文件记录一致。

末次会议

验厂人员反馈初步发现的问题（分 “严重不符合项”“一般不符合项”），工厂确认问题清单并签字，明确整改报告提交时间（通常 15-30 天）。

（三）验厂后整改与跟进阶段

问题分类与优先级排序

根据验厂报告，将问题按严重程度分级：

严重不符合项（如存在童工、社保未缴纳、消防验收不合格）：需立即整改，24 小时内制定紧急方案；

一般不符合项（如考勤记录缺签字、MSDS 更新不及时）：7 天内完成整改；

观察项（如员工对申诉流程知晓度低）：15 天内通过培训优化。

CAP 整改计划制定与执行

按 “问题描述 - 整改责任人 - 整改措施 - 完成时间 - 验证证据” 五要素制定 CAP（纠正与预防措施）计划，具体要求见下文第二部分。

整改资料提交与验证

在规定时间内提交 CAP 计划及整改证据（如补充的社保缴纳凭证、更新的 MSDS、培训签到表），验厂机构会对整改情况进行复核（书面复核或现场复核），直至所有问题闭环。

二、威林干那社会责任验厂 CAP 整改核心要求

（一）CAP 整改计划制定规范

问题描述需精准

避免模糊表述，需对应验厂报告中的具体条款。例如：

错误表述：“社保缴纳不规范”；

正确表述：“2024 年 3 月员工花名册中 5 名员工（身份证号：XXXXXX、XXXXXX）未查询到工伤保险缴纳记录，违反当地《社会保险法》第 XX 条”。

整改措施需可落地

措施需具体、可执行，明确 “谁来做、做什么、怎么做”。例如针对 “消防演习记录缺失 2024 年 1 季度记录”：

整改责任人：EHS 主管张明；

整改措施：① 3 日内组织全员消防演习（含逃生演练、灭火器使用培训）；② 完善演习记录（含签到表、现场照片、总结报告）；③ 建立季度演习制度（每季度第 1 个月 10 日前完成，同步存档）。

完成时间需合理

结合问题严重程度设定时间，严重不符合项最长不超过 7 天，一般不符合项最长不超过 15 天，需预留 1-2 天缓冲期应对突发情况。

验证证据需充分

整改后需提供可追溯的证据材料，例如：

社保补缴：需提供社保局出具的补缴凭证（含员工姓名、补缴月份、金额）；

设备整改：需提供特种设备检测报告、操作人员新考取的许可证；

培训优化：需提供培训课件、签到表、员工考核试卷（合格率需≥90%）。

（二）不同类型问题的 CAP 整改重点

用工合规类问题

若存在 “劳动合同未及时签订”：需立即与未签员工补签合同（追溯至入职当日），同时建立 “新员工入职 3 日内签订合同” 的预警机制（HR 系统设置提醒）；

若存在 “青年工未注册”：需 3 日内到当地劳动局完成 18 岁以下员工注册，补充注册证明，并每月提交青年工体检报告（留存档案）。

薪资社保类问题

若存在 “加班费计算错误”：需 7 日内完成所有员工加班费核算（按当地最低工资标准的 1.5 倍 / 2 倍 / 3 倍计算），补发差额并提供员工签字确认的补发记录；

若存在 “社保漏缴”：需 10 日内完成补缴，提供社保局出具的补缴清单，并建立 “每月 5 日前核查社保缴纳情况” 的台账（由财务与 HR 双岗核对）。

安全健康类问题

若存在 “消防器材过期”：需 24 小时内更换所有过期器材（如灭火器、应急灯），提供器材采购发票及合格证明，并建立 “每月最后 1 天器材巡检” 制度（EHS 专员负责，记录存档）；

若存在 “工傷记录未归档”：需 3 日内整理 2023 年至今的所有工傷事故记录（含事故原因分析、处理结果、员工康复跟踪），建立工傷档案库，并组织车间主管开展 “安全操作规范” 培训（留存培训记录）。

环保与化学品类问题

若存在 “MSDS 文件缺失”：需 5 日内联系化学品供应商获取最新 MSDS（确保与现场使用的化学品型号一致），打印并张贴于存储区，同时组织员工培训（考核 MSDS 内容知晓度）；

若存在 “污水排放超标”：需 7 日内联系第三方检测机构重新检测，若仍超标则启动污水处理设备维修（提供维修合同、检测报告），建立 “每月 1 次污水检测” 制度（检测报告存档 1 年以上）。

（三）CAP 整改后的跟踪与预防

内部复核

整改完成后，由工厂管理层（如厂长、质量经理）牵头开展内部复核，确认整改措施是否落实、证据是否充分，避免 “表面整改”（如仅补充文件但未建立长效机制）。

预防机制建立

针对每个整改问题，需同步制定预防措施，避免问题重复发生。例如：

针对 “考勤记录缺签字”：建立 “每日考勤记录由部门主管签字确认” 的制度，HR 每周抽查 1 次；

针对 “化学品存储不规范”：在存储区安装监控，设置 “非授权人员禁止入内” 标识，每月由 EHS 专员与仓库主管联合检查。

持续跟踪

对整改后的问题进行为期 3 个月的跟踪，例如 “消防演习” 需连续跟踪 2 个季度，确认制度执行到位；“社保缴纳” 需每月核查，确保无新的漏缴情况，跟踪记录需存档备查（作为下次验厂的佐证材料）。