PAYLESS验厂咨询-零容忍造假之Payless财务记录与会计实务的红线准则

账簿与记录的完整性
财务记录 / 会计实务
禁止违反《记录保留指南》（定义见下文）伪造、篡改或销毁任何账目、记录或其他业务相关文件，禁止设立或维持任何秘密或未记录的资金、资产或账户。此外，严禁在公司账簿、财务记录（如记录虚假销售或提前记录销售、少报或多报已知负债和资产，或延迟记录应计费用项目）或费用报告中作出虚假陈述、误导性或虚假分录，或故意遗漏或虚假陈述。
业务记录的维护与保存
业务记录（包括电子邮件）可能接受内部和外部审计，并可能在诉讼或政府调查中被要求披露，也可能被外部方或媒体获取和引用。编制业务记录时应清晰、简洁、真实，避免夸大其词、使用情绪化语言、主观臆测或对竞争对手的产品、客户及其动机进行贬损性描述。
Payless 遵守所有与记录保存相关的法律法规，并制定了《记录保留指南》，规定了记录保存的政策和程序。业务记录必须按照该指南保留或销毁，违反指南销毁记录的行为禁止。当发生实际或可合理预见的诉讼或政府调查时，相关记录（包括电子邮件）必须保留，即使根据适用的保留程序本应销毁。一旦法律部门认定可能或正在进行的诉讼需要保存记录，将向记录保管人发出诉讼冻结指令，说明保存要求。收到指令后，您应采取一切必要措施遵守，如有疑问应向法律部门咨询。
《记录保留指南》副本可在 Payless 内部网或法律部门获取。
避免利益冲突
公司期望业务决策以自身最佳利益为出发点，因此必须避免员工个人利益与 Payless 利益发生冲突的任何情况。以下是可能引发利益冲突的敏感领域及相关指引。利益冲突是否存在可能难以界定，如发现实际或潜在冲突，应联系主管和当地人力资源部门，由其咨询法律部门。副总裁及以上级别人员应联系人力资源高级副总裁或部门高级副总裁兼总法律顾问。
礼品、贷款、奖品与招待
一般规则是，所有员工禁止向现任或潜在业务合作伙伴赠送或收受价值超过 100 美元（美国）的非现金礼品、招待、奖品、 gratuities（ gratuity 意为小费、 gratuity 在此语境下可译为 “礼金”）和人情。在以下情形中，收受礼品被明确禁止：(i) 礼品为现金或现金等价物（如礼品卡）；(ii) 可能被视为贿赂；(iii) 可能被视为试图影响您的公正判断；(iv) 造成不当行为的表象；或 (v) 违反美国、任何州或礼品收发地国家的法律法规。
禁止以任何形式或金额向现任或潜在业务合作伙伴索要礼品。
如收到价值超过 100 美元（美国）的非现金礼品，在可行情况下应退回送礼方，或按礼品全值向送礼方开具个人支票（需遵循以下自由裁量原则）。对于禁止赠送或收受价值超过 100 美元（美国）非现金礼品的一般规则和具体规定，例外情况需经人力资源高级副总裁或部门高级副总裁兼总法律顾问审查并书面批准。
偶尔会出现无法退回礼品的情况（如易腐或消耗性物品），在此类罕见情况下，应代表 Payless 接受礼品，并以公平方式在部门成员间平均分配或捐赠给慈善机构。如您认为收到或被提供的礼品可能违反公司政策，应立即告知主管。
接受业务合作伙伴提供的正常商务餐是适当的，但其价值不得超过 100 美元（美国），且必须具有真实的业务目的。禁止接受活动或娱乐门票（如体育赛事、音乐会或演出门票）。经允许可与业务合作伙伴一同参加活动或娱乐，前提是不违反联邦、州、当地法律或活动举办地国家的法律，且不造成不当行为的表象，但您必须自行支付门票及参与费用，且 Payless 不予报销。门票费用必须为面值（即公众购票价格）。
允许由业务合作伙伴支付与业务相关的会议或研讨会费用，或接受会议或研讨会注册费减免，但未经职能部门负责人和人力资源部门批准，不得由业务合作伙伴支付交通、酒店费用或餐饮费用（注册费中包含的餐饮除外）。如被邀请在商务会议或研讨会上发言，演讲稿内容必须经企业传播与社区参与部门审查批准。
最后，禁止接受第三方提供的个人用途免费或折扣产品及服务，除非此类折扣也向普通公众提供。接受业务合作伙伴的个人贷款或债务担保属不当行为，本政策明确禁止。