LOBLAW验厂咨询-罗布劳公司之投诉处理流程中各方的职责与行动指南

1.0 目的
罗布劳公司（“公司”）董事会审计委员会的章程规定，审计委员会负责公司收到的有关会计、内部控制、披露控制或审计事务的投诉（“投诉”）的接收、留存和跟进程序，以及公司员工就会计、内部控制或审计事务以保密、匿名的方式提交相关问题。
审计委员会通过了这些程序，以建立并描述接收和处理此类投诉的程序。
2.0 投诉示例
以下是公司董事、高级管理人员和员工（统称为 “同事”）必须报告的投诉类型列表：
(a) 篡改任何与公司会计或审计相关的记录或文件（任何格式，包括电子邮件等电子记录），或销毁任何与公司会计或审计相关的记录或文件，除非公司的记录留存指南另有许可或要求；
(b) 在编制、评估、审查或审计公司的任何财务报表时存在欺诈或故意错误；
(c) 在记录和维护公司财务记录时存在欺诈或故意错误（例如，夸大费用报告、伪造考勤表、开具错误发票、错报库存记录或对某项支出的用途进行虚假描述，而实际上该支出用于其他用途）；
(d) 公司内部会计控制存在缺陷或未遵守相关规定（例如，绕过内部控制合规流程）；
(e) 高级管理人员或会计师就公司财务记录、财务报告或审计报告中包含的事项进行虚假陈述或作出虚假声明；以及
(f) 在编制、检查、审计或审查公司的任何财务报表或记录时，任何试图误导、欺骗、操纵、胁迫或欺诈性影响任何内部或外部会计师或审计师的行为。
与会计、内部控制、披露控制或审计事务无关的欺诈活动，必须按照公司的《行为准则》进行报告，并按照公司的欺诈处理程序进行处理。
3.0 投诉报告
公司的每一位同事必须及时报告投诉，无论如何，应在知晓投诉事项后的 24 小时内进行报告。
投诉可以通过以下任何一种方式提出：
(a) 使用诚信行动热线（1-800-525-7868 或www.integrityactionline.com）；
(b) 与您所在团队的最高级经理或您的人力资源经理沟通；
(c) 通过电话、书面或电子邮件的方式，联系附件 “A” 中列出的人员之一；或者
(d) 如果投诉是针对上述人员之一的，可以使用附件 “B” 中列出的联系信息联系审计委员会主席。
4.0 匿名性和保密性
投诉可以匿名提出。除非法律另有要求，公司将严格保密投诉事项以及投诉人的身份（如果已披露）。此类信息仅会提供给那些为了妥善调查和处理投诉而需要知晓该投诉的人员。
5.0 禁止报复
在任何情况下，公司或其任何同事都不得对善意提出投诉的任何人进行任何报复。“报复” 是指解雇、降职、纪律处分或对该人产生不利影响的任何其他行为。公司的任何同事也不得采取任何此类行动，或此后为了阻止任何人提出投诉而采取任何此类行动。从事上述任何行为都将导致纪律处分和 / 或解雇。
6.0 投诉调查
收到投诉后，将通知以下人员，除非其中一人是投诉对象，在这种情况下，该人员将不会被通知：
内部审计和企业风险管理高级副总裁
执行副总裁兼首席法务官
首席财务官
审计委员会主席
内部审计和企业风险管理高级副总裁以及执行副总裁兼首席法务官（除非其中一人是投诉对象，在这种情况下，仅通知另一人）应：
(a) 确定是否应对投诉进行调查；
(b) 如有必要，立即对投诉展开调查；
(c) 在调查过程中，仅在必要的范围内联系和询问其他人，以保护保密性；
(d) 在必要或认为适当的情况下，联系执法官员；
(e) 在收到投诉后的三十（30）天内，尽最大努力得出投诉是否无根据或得到证实的结论；
(f) 在收到投诉后的六十（60）天内，编写一份报告，概述：
(i) 投诉是否得到证实；
(ii) 调查的主要结果摘要；并且，如果投诉得到证实；
(iii) 如有必要，提出适当纪律处分的建议；以及
(iv) 提出为防止未来发生类似事件可采取的行动建议。
(g) 在完成上述 (e) 项所述的报告后，立即将报告提交给审计委员会主席。
7.0 投诉留存
所有投诉都应由接收投诉的人员进行完整记录。在对投诉进行调查过程中收集的信息以及本程序要求的有关该调查的报告，应由公司留存七（7）年，并应标记为 “机密且保密”。所有与投诉相关的文件和档案应整理并保存在一个安全的地方。