JONES验厂咨询-全面了解现场审计从开场到结束的关键流程

2. 现场审计
2.1 开场会议
2.1.1：确认工厂所有关键人员均在场。
2.1.2：介绍审计团队成员。
2.1.3：介绍审计范围。
2.1.4：介绍审计程序：
2.1.4.1 工厂巡查：
生产大楼（重点关注健康与安全问题）
如有宿舍大楼，也需巡查
如有厨房和食堂，同样进行巡查
2.1.4.2 文件审查 - 要求工厂根据提供的文件清单提供文件。
2.1.4.3 员工访谈 - 要求工厂预留一个合适的区域供审计人员进行员工访谈，如会议室或质检室等。
2.1.4.4 审计团队预结束会议。
2.1.4.5 与工厂代表的结束会议。
2.1.5：介绍每位审计人员的工作职责 - 通常，审计人员分为两组：一组负责文件审查，另一组负责工厂巡查和员工访谈。两组同时进行审计，因此审计人员应向工厂代表请求为每组提供协助。
2.1.6：邀请工厂就审计范围和审计程序提问。确认工厂清楚理解上述所有内容。
2.1.7：收集封面页上列出的信息。
2.1.8：收集审计笔记上列出的信息。
2.2 工厂巡查
2.2.1：在巡查前与工厂确定观察顺序。如有必要，获取工厂平面图。
2.2.2：指定工厂中合适的人员带领巡查并回答问题。
2.2.3：所有场所，包括宿舍和食堂，都应进行查看。
2.2.4：通过观察和客观证据，检查工厂当前在健康与安全方面的执行情况。
2.2.5：检查工作场所是否按劳动法和 JAG 要求张贴了所有必要文件，如相关政策和程序、员工申诉指南、JAG 标准海报等。
2.2.6：收集必要的生产记录，以便交叉核对所提供的时间记录中是否记录了所有工作时间。以下是一些生产记录示例：
每日、每周或每月生产记录
每日、每周或每月检查或维护记录
质量控制（QC）或质量保证（QA）报告
物料出入库记录
计件工资记录
2.2.7：从车间、宿舍或仓库中挑选一些抽样员工进行访谈，并记录他们的年龄和薪酬信息。
2.2.8：在工厂巡查期间发现任何问题时，及时通知工厂管理层，以便工厂管理层能清楚了解不符合项是什么以及出现在哪里。这样审计过程会更加顺畅，特别是在结束会议上。
2.3 文件审查
2.3.1：审查文件清单上列出的所有必要文件，包括：
人事记录（员工入职、离职和请假记录）
劳动合同
工资登记册（最近 12 个月）
考勤记录 / 考勤卡（最近 12 个月，包括审计当天的记录）
计件工资记录（包括原始计件工资记录）
健康与安全记录（如健康证明、消防演练记录、工伤日志、断针记录、急救证书 / 培训记录、安全主任证书、安全主任 / 委员会培训记录、化学品培训记录）
社会保险证书 / 收据 / 政府书面批准（用于退休、疾病、工伤、失业和生育）
营业执照
工厂 / 宿舍规则 / 员工手册（如适用）
当地 “最低工资标准” 批准 / 通知（如适用）
工厂平面图
员工申诉系统程序和记录
工厂政策、程序和架构（包括童工、薪资福利、奖惩、工伤事故处理、离职 / 终止合同、歧视、骚扰、平等就业机会（EEO））
政策、程序、架构方面的培训记录（如适用）
组织架构图
自我监测报告及分包商的自我监测报告（如适用）
其他文件（根据审计期间的实际情况而定）
2.3.2：从不同部门或不同班次挑选一些抽样员工进行访谈，并记录他们的年龄和薪酬信息。
2.3.3：通过审查和记录所有抽样员工的人事记录、劳动合同以及上一工资周期的详细工资明细，完成工资表。
2.4 员工访谈
2.4.1 抽样规模（最小）：
2.4.1.1 全面审计（初次、年度、恢复或培训后）：
员工人数达到或超过 100 人的工厂，至少抽取 15 名员工
员工人数少于 100 人的工厂，至少抽取员工总数的 15%
2.4.1.2 跟进审计：
员工人数达到或超过 100 人的工厂，至少抽取 15 名员工
员工人数少于 100 人的工厂，至少抽取员工总数的 15%
2.4.1.3 如果发现潜在的不符合项，但基于上述样本规模无法得出结论，审计人员可根据具体情况相应增加样本规模，以便得出可靠结论。
2.4.2 抽样指南：
2.4.2.1 来自工厂不同操作环节、不同区域以及多个班次的员工（男女、老少、本地 / 合同工）。
2.4.2.2 考勤卡或人事记录引起怀疑的员工。
2.4.2.3 避免与审计人员眼神接触的员工。
2.4.2.4 似乎急于表达自身关切的员工。
2.4.2.5 以往审计中的抽样员工。
2.4.2.6 如果在初次访问期间，特定一名或多名员工提出有关骚扰、下班后工作、歧视等问题，那么在后续访问中，这些员工应作为抽样访谈对象的一部分，以确定：
他们的看法是否有变化，
该员工是否因在之前访问中提出问题而被解雇；
管理层为解决这些问题采取了哪些措施（如有）。
2.4.3 员工访谈地点 - 选择合适的区域（如会议室或质检室等），确保无工厂管理层或保安在场。
2.4.4 访谈技巧：
2.4.4.1 介绍你自己以及你来自哪里。
2.4.4.2 通过与员工谈论一些他们熟悉的问题，尝试赢得员工的信任或让他们感到自在。
2.4.4.3 向员工完整解释你在制造工厂的目的。
2.4.4.4 告知员工他们没有义务回答任何问题。
2.4.4.5 强调你不属于管理团队，所有信息将予以保密。
2.4.4.6 提出开放式问题，以便员工能够提供解释和示例。
2.4.4.7 避免引导性问题（例如，你是否意识到你没有拿到最低工资？）。
2.4.4.8 保持问题简短、简单、清晰。
2.4.4.9 避免看起来像是直接从访谈表上逐字逐句读问题（例如，像读脚本一样）。使对话尽可能自然。
2.4.4.10 留意员工对某些问题的反应和肢体语言。
2.4.4.11 员工说话时避免打断。
2.4.4.12 员工坐着时，避免站着。
2.4.4.13 保持礼貌，营造舒适的氛围，避免强迫员工回答问题。
2.4.4.14 在访谈表上记录需要进一步调查的异常问题。
2.4.4.15 感谢员工的合作。
2.4.5 访谈方式：
2.4.5.1 个别一对一访谈是首选的访谈方式：
2.4.5.1.1 这旨在减轻那些因担心影响工作而不愿直接或公开谈论工作场所情况的员工的恐惧或担忧。一对一访谈能给受访者一种信任感和保密性。
2.4.5.1.2 至少 20% 的抽样员工应进行一对一访谈。
2.4.5.2 小组访谈：
2.4.5.2.1 这旨在快速收集有关可能存在的系统性违规信息。尽管审计人员需要营造鼓励坦诚交流信息的氛围，但审计人员应注意那些可能在小组访谈中引起不安感的问题。审计人员应避免在小组访谈中询问员工具体的工资问题，以免在工厂内引发不稳定的工作环境（例如，你的工资是多少？）。审计人员应选择那些看起来是朋友、家庭成员或彼此交谈自在的员工进行小组访谈。直属主管不应包含在小组访谈中。
2.4.5.2.2 80% 的抽样员工可进行小组访谈。每组不应超过 4 名受访者。
2.5 预结束会议
在预结束会议上汇总所有发现。审计人员应总结不符合项，在工厂监测总结中详细说明每项不符合项，并为结束会议做准备。
2.6 结束会议
2.6.1.1：感谢工厂管理层的合作。
2.6.1.2：重申审计范围。简要总结工厂的良好做法或改进之处。
2.6.1.3：阐述工厂监测总结中列出的所有发现。
2.6.1.4：阐述所有口头提出的建议事项。
2.6.1.5：邀请提问，并确保工厂管理层清楚理解所有发现。
2.6.1.6：要求工厂管理层在工厂监测总结上签字，以确认已与他们审查过这些发现。工厂可复印一份工厂监测总结留存在现场。
2.6.1.7：确保签署琼斯标准（如适用）。
2.6.1.8：说明整改行动计划（CAP）要求，并确保工厂管理层明白他们需要在 10 个工作日内向 JAG 合规部门提交整改行动计划。
2.6.1.9：如有必要，复印一些文件作为证据。并非必须复印所有支持性文件。