WAL-MART验厂咨询-从申请到报告：沃尔玛伦理采购审计的操作细节与合规要点 - 社会责任验厂 - WAL-MART验厂咨询 - 服务项目 - 肯达信全球合规智库

D 部分：审计（Audits）
由沃尔玛代理机构（第三方服务提供商）开展的所有审计（首次审计或跟进审计），至少包含以下六大核心环节：
审计申请流程
审计前问卷
审计排期
审计实施
审计报告评估定义与管理流程
沟通
1. 审计申请流程（Audit Request Process）
审计流程始于供应商通过 Retail Link 系统披露工厂及分包商信息。
伦理采购的社会与环境首次审计流程须由供应商启动。供应商须在发货日期前至少 60 天，通过 Retail Link 完成工厂首次审计申请；工厂审计须在发货日期前至少 30 天完成。供应商有责任确保工厂在规定截止日期前完成审计。
当本地或区域对应的伦理采购（ES）团队处理完线上审计申请后，会将审计任务分配给相应的第三方审计机构。
2. 审计前问卷（Pre-Audit Questionnaire）
审计前问卷是由第三方审计机构发放的一组问题，各工厂必须填写。问卷旨在让审计机构在审计前了解工厂概况及其内控情况。
3. 审计排期（Scheduling）
线上审计申请获批后，审计任务会分配给相应的第三方审计机构进行排期。
所有跟进审计（包括绿色跟进审计）均采用突击审计形式。审计机构需在审计截止日期前 60 天收取规定的审计费用，但为保证突击审计的公正性，不会向工厂及 / 或供应商披露具体审计日期。审计机构启动费用收取流程后，供应商须在 5 个工作日内将相应审计费用支付给该审计机构。
对于预先安排的审计，审计机构会尽力与工厂协商确定双方都方便的审计日期。若工厂未及时回复审计排期相关事宜，将被判定为 “拒绝审计访问”；若工厂以非合理障碍（合理障碍包括但不限于自然灾害、劳工罢工、政治动荡）为由试图推迟审计，同样将被判定为 “拒绝审计访问”。本节后续将详细说明 “拒绝审计访问” 的相关处理方式。
所有后续跟进审计均为突击审计。

4. 审计实施（The Audit）
审计是由审计人员开展的评估流程，目的是判定工厂是否符合《供应商标准》。审计可由沃尔玛内部审计人员执行，也可由沃尔玛认可的第三方审计机构执行（认可机构名单详见附录 II）。
审计实施过程包括以下关键步骤，具体说明如下：
A. 开场会议（Opening meeting）
此阶段，审计人员会核实工厂的营业执照。开场会议通常以正式介绍为核心，参会人员应包括但不限于工厂管理人员、健康安全代表、环境代表及人力资源代表。会议还会向参会方说明《沃尔玛礼品与 gratuities 政策》（即礼品与招待政策）。
B. 工厂巡查（Factory tour）
开场会议结束后，审计人员会对工厂进行实地巡查。通常情况下，审计人员会在工厂管理人员最少协助的前提下开展巡查 —— 最少干预能让审计人员以最高效的方式完成审计。巡查环节的耗时因工厂规模不同而有显著差异。
审计人员会在生产车间与工厂员工进行简短交流，询问与机器操作相关的问题，以及其他与《沃尔玛供应商标准》相关的事项。若工厂设有宿舍与食堂，也将纳入审计范围。此外，审计人员可能会测量空间尺寸、在受控条件下测试消防设备及其他设备，并检查常规维护记录。
C. 员工访谈（Employee interviews）
员工访谈是行业内评估行为准则（《供应商标准》）合规情况的标准方式。沃尔玛将员工反馈视为审计流程的重要组成部分，审计发现与观察结果需通过员工访谈验证。
员工访谈需在生产车间外的私密区域进行，工厂管理人员需提供独立访谈室。在任何情况下，员工访谈都不得有工厂管理人员或其代表在场。
根据工厂员工规模，访谈人数通常为员工总数的 5%（最少 5 人，最多 20 人）；若审计过程中发现特殊情况或问题，访谈样本量可适当增加。访谈对象需涵盖不同性别，且代表工厂各部门；优先选择生产关键岗位的员工参与访谈。通常，审计人员会在工厂巡查过程中，或通过审计文件审查环节的观察结果，确定访谈对象。

D. 工厂文件审查（Factory document review）
所有审计均需审查至少 3 个月至 1 年的记录，且必须包含薪酬与工时记录审查。员工访谈采用的样本量规则，同样适用于文件审查环节。
若供应商未能或拒绝遵守本标准，或拒绝允许检查生产设施及相关文件，沃尔玛有权立即取消所有未交付订单、拒收或退回所有货物，并终止与该供应商的业务关系。
E. 闭幕会议与现场报告签署（Closing meeting & Signing of the onsite report）
审计人员会与工厂管理人员及所有参与开场会议的代表召开闭幕会议，总结审计发现。审计人员需编制现场报告，列明审计过程中发现的违规事项及整改建议。
闭幕会议上，审计人员会讨论现场报告中记录的已发现违规事项，以及对应的整改建议。现场报告需经工厂管理人员与审计人员共同签字确认 —— 此举可确保工厂管理人员留存已确认的违规事项及整改建议记录。
工厂管理人员需按照现场报告中列明且双方达成一致的要求，解决所有已发现的问题；审计人员将在跟进审计中验证整改措施的落实情况。
F. 审计报告提交（Reporting the Audit）
第三方审计机构会向沃尔玛提交一份全面的审计报告，详细列明所有审计发现，以便沃尔玛对工厂合规情况进行评估。
下图汇总了工厂披露、审计及评估的全流程（注：原文提及的图表需结合实际文件补充）。