P&G验厂咨询-宝洁供应商工厂实地评估全方位解析

二、供应商工厂实地评估
对供应商工厂进行实地考察评估是SQM中重要的一环。实地评估是了解供应商实际生产过程，管理能力最好的方法。一般这种评估分为:计划准备评估，实地考察，总结报告回顾跟踪四方面内容。目前这种实地考察评估无论是参照ANSUASQC 标准还是其他审核指导书，评估还很大程度上依赖于评估者的经验、知识、警觉性和质疑的思维特性。但目前国内外对于评估团的人员组成有着较大区别:第一个差异表现在评审组长的选择上。在国外大公司组织中往往由资深的质量管理人员作为组长，而国内大多数组织则由采购人员担任此职。其中最大的原因是忽视了质量保证工作的深层含义。第二个差异表现在人员的数量上。国内评审团往往派出4-10人的队伍，增加了供应商接待的难度，也不有效。而比较成熟的企业往往派出2-3人的队伍，涵盖了质量技术和采购的功能，既精炼又有效果。实际上，一个合格或优秀的评估者是企业需要培养的，需要有一个系统的体系来保证评估者的资质，如何对他们进行培训，如何维护他们的能力(包括定期参与评估)，如何考核他们等等。
计划准备评估。要求评估者要首先确定此次评估所要达到的目标，实现什么目的。然后收集尽可能多的相关数据，包括曾与供应商接触过的人的意见。要重温公司中已有的文件包括检验报告，采购评估报告等。记住，所有的这些初始的信息绝不能用于预先判断一个供应商，初始信息只能用于指导在评估现场中寻找哪些东西。接下来，评估者内部进行团队会议，一般对供应商的首次评估或比较正式的重要评估往往需要不只一个人来担当，需要质量，技术等方面的专家组成一个小团队来进行。这要求在团队中每个人的职责与任务要明确，要有一个领导者进行协调和组织。最后，将评估的日期确定后将此次评估的计划安排通知供应商有助于后期的安排(注意不要告诉供应商评估小组内部的一些协议和计划)
实地考察。到达供应商工厂后，第一件事是和供应商领导小组见面，将我们这次评估的期望和计划时间安排重申给供应商并听取供应商对此次评估的建议。如果是首次到这家供应商，需要供应商的管理代表对工厂进行全面的简介，有必要需要质量经理对其工厂质量体系做一个介绍。这对评估小组来讲有益于了解供应商的质量体系，更帮助了评估小组在现场的评估时有的放矢。在这里我想提醒一下，评估者自信，平静而谦虚的态度往往能帮助顺利完成任务，评估者所有说出的话都代表着企业形象，所以要有一定的技巧，保证所有言语都是可公开的、合作的、无攻击性的、无针对个人的、建设性的。在见面会结束后，笔者建议评估小组不要马上进行参观，应从系统文件检查开始。可以先看供应商最近的质量评估报告，问题的跟踪解决状况，然后看整个质量体系的系统文件及相关记录，包括培训记录等。在看文件过程中要做笔记，记录下所发现的问题及需要在现场核实的问题。这些都可以帮助评估者现场评估的效率。接下来，评估小组可以开始进行现场评估了。准备好记录本，出发。建议在参观工厂前听从供应商的安排，包括安全条例，哪些地方是不能去参观的，哪些是不能照相的区域。另外，建议按照物流链的顺序进行参观，从原料仓库到生产车间到实验室到成品仓库到 其他。在检查过程中，要依赖评估者所看到的实际情况为依据，对所听到的或所听说的采取适当留意策略，记录任何发现一定要具体描述，不要含糊不清。一般现场评估都是以点带面，从一点出发，然后追查相关的文件记录，达到对整个系统的认识。评估者要多从一线生产者了解情况，让他们告诉你他们实际的操作，然后与现场的标准操作规程相比较，就可以了解实际的状况了。在结束评估离开工厂之前，要和相关人员进行一下当天评估总结，这有助于评估者整理当天的发现并和供应商有良好的沟通，让供应商确认评估者的发现并给予解释的机会。这点很重要，往往评估者依赖最后的评估报告与供应商沟通，当供应商对评估过程中所发现的问题没来及解释或一时没找到相关的证据来说明时，他们会对最终的评估报告不认可。
总结报告。评估小组要汇总所发现的问题，并就供应商的总体评价进行讨论，得出一个统一的结论沟通给供应商。在这份报告中嘅要有总体的评价和结论，又要有具体的发现和建议，一定要具体，否则供应商将无法做出合适的改进行动计划。总结报告的发出要正式，不但给供应商，企业内部也要抄送给相关部门领导并归档。回顾跟踪。在一定期限内要求供应商对评估报告的问题做出行动计划并落实到人和具体的时间。与供应商商榷一个合适的时间进行二次评估，主要是确定供应商按时完成了所承诺的行动计划。
在这部分需要讨论的是作为评估员，在现场审核时应按照标准要求搞好现场的审核策划，记录具体的、符合的审核发现及其支持的审核证据。笔者认为除了应该理解审核准则的同时，还要结合供应商的具体情况，提前策划现场的审核检查表、记录符合事实的(现场存在和在文件审核中发现的)、可以追溯的、描述清晰的、事实具体的现场证据。总之，评估记录是反映评估小组是否按照既定的审核方案进行有效活动的证据，它体现出评估员的素质和审核的能力，还是综合判断一个组织的管理体系运行是否有效的直接证据。