McDonald's验厂咨询-深度剖析麦当劳供应商审计之基本要素与关键步骤

附录 B:审计基本要素和联系方式
1.1审计基本要素
我们在《守则》中提出了对每个供应商业务操作方式的期望。《守则》提出，麦当劳通过外部厂内审核监控供应商，希望工厂纠正所有在自我评估或审核过程中发现的不合规领域。标准审核过程需要两个人日。这意味着一个审核人员可用两天完成审核，或者两个审核人员可用一天完成审核。审核期间，审核人员将巡视整个工厂、与员工面谈并审查业务文件。
工厂审计时间1.1在供应给麦当劳系统之前，每家工厂应该在资格审查过程中接受基础审核。供应商有责任鉴定所有需要包括在 SWA 项目中的工厂，如果工厂名单有变化，应通知麦当劳进行更新。这份名单应至少每年审查一次。
在基础审核之后，工厂需每1到3年接受一次全面审核，具体时间以审核结果和其他因素为基础，比如行业和国家/地区位置。每个厂址需分开审核。ISS项目管理或麦当劳AOW领导会通知工厂各自的审核周期。
1.2审计范围涉及人员
为面谈和记录审查而制定的审核抽样方案包括:
所有直聘员工，由工厂直接聘用的生产或非生产员工(包括厨工、家政、保安等)
所有内部分包商所有代理(招聘)公司员工
工厂管理不在抽样协议之中。请参阅上面的分包商和代理机构部分，了解协议所涉及员工的更多定义。
1.3 厂内审计准备工作
交提审核
工厂直接联系公证行安排审核。在某些国家/地区，只有一家公司有权为麦当劳执行审核。ISS项目管理可以分享认可的公司的名单，此信息还可在数据系统的在线培训单元和资源文件中找到。如果工厂所在国家/地区有多个授权公司，工厂可以联系任何一家或所有公司，请求获得报价单和审核人员时间表，以决定使用哪家公司。供应商可直接与公证行预约，确定最终审核日期。请将申请审核的日期到接受审核的日期至少要4至6周。然而，工厂必须向ISS项目管理确认对公证行的挑选，以便他们能将公证行选择于系统更新，让所选公证行获得工厂的自我评估和审核查表。
供应商将审核费直接付给监察公司。具体费用、付款方式、预付款程序、公证行而定。然而，根据整个系统内的审核数量，麦当劳会努力保证服务物有所值。如有疑问，请联系ISS项目管理。
保密协议和闻查书
安排审核时，工厂应向公证行咨询，是否需要如下资料:
受访员工的同意书
需要公证行签署的保密协议
审计人员不会在审核当天签署保密协议，所以必须安排他们提前签名。供应商应记住，全部公证行已与麦当劳签署保密协议。
公证行会向工厂发送《审核前指南》(也可通过数据系统获取)，帮助工厂为审核做准备。请仔细阅读信息。指南会说明审核当天应出现在工厂的员工以及应做的准备，包括所需公司记录和其他重要信息。审核开始前，应执行以下步骤:
回顾自我评估总结文件
确保工厂在审核当天正常生产(并不一定是在生产麦当劳的产品)准备好公司过去12个月的记录，如果记录并未保管在现场，应告知公证行。供应商应清楚，如果需要去其他地方进行文件审查，公证行可能会收取额外费用。
通知员工和管理层
供应商应与相关工厂管理层讨论审计事宜，确保他们了解审计的范围和每个部门的责任。向他们解释审核当天确保相关人员在场和准备相关文件以及让员工及时接受面谈的重要性。员工也应该在审核开始前了解审计的相关事宜。工厂应向员工说明审核的目的以及审核人员会查证的事项类型。向员工说明审核人员需要与一些员工面谈，但是这种面谈出于自，而且在私下进行。向工会或其他工人代表简要介绍审核情况，让他们了解所涉及事项，如果有需要能在审核当天在场。如果工厂使用合同工、劳务代理机构或内部分包商来承担生产的任一环节，则让代理机构1分包商知道审核事宜，确保他们了解在审核期间保证其员工在场和准备相关文件的重要性。如果他们要求另行签订保密协议，应提前通知公证行。
一个好的建议是，指派工厂管理团队中熟悉审核内容的员工负责在审核开始前回答员工、工会或其他员工代表提出的审核相关问题。
厂内审计当天的具体情况审核包括五个部分，审核人员的工作是记录观察到的一切。审核人员应公正地执行审核工作，不能告诉工厂如何营运。然而，如有要求，审核人员可与工厂分享他们在其他工厂观察到的情况以及营运最佳实践。在SWA审核期间，工厂的所有区域和员工都应协助审核。审核范围不仅仅局限于生产麦当劳产品的建筑物/区域。审核人员在视察工厂时会执行全面的评估，包括巡视整个工厂、翻阅公司全部记录以及与员工和管理层面谈。
厂内审核的五个部分为:
1.首次会议
2.视察工厂
3.文件阅览
员工访谈
5.总结会议
首次会议首次会议让审核人员和工厂管理层成员有机会熟悉对方。审核人员会解释审核流程。他们会询问与工厂和员工有关的基本问题。工厂管理层也有机会提出问题。审核人员会说明审核期间应确保在场的人员并可能询问员工换班的相关情况。比如，如果某一班次在下午3点结束，审核人员需掌握这一信息以便将相关员工的面谈安排在3点以前，然后再安排下轮员工在3 点以后接受面谈。
一个好的建议是，安排一名工厂员工全程陪同审核人员，以解答他们的问题。然而，工厂管理层的任何成员都不能参与审核人员与员工的面谈。
视察工1审核人员会巡视整个工厂，检查房屋和宿舍(若有)的情况。他们会收集有关健康、安全和其他工作场所是否达标的数据。他们会报告任何工作场所、宿舍和/或食堂/餐厅违反《守则》、地方和/或国家法律法规的情况。
很重要的一点是，确保审核人员能自由调查他们认为有必要审查的所有区域。文件阅髦
记录和文件是检查工厂是否遵守《守则》的重要指标。审查记录过程中，审核人员会检查工厂的部分记录，以确认他们的商业行为是否正确。审核人员需要查阅工厂过去12个月的业务记录。工厂会提前接到通知，了解应该准备的记录，这些信息可在审核前指南中找到。同时还会告知工厂审核人员在审核当天也许会要求出示其他记录，他们会在见面会或审核当天就此进行讨论。
员工访读
审计是项目的重要部分，它是为了鉴定每个工厂内部所执行的实践是否符合供应商和麦当劳的期望。面谈可以让审核人员了解员工对公司管理体系和雇佣惯例的看法。麦当劳理解到工厂或其员工对面谈范围、问题类型以及审核人员如何为不影响生产计划和能力而采取的方式感到不安或疑惑。在员工访谈期间，审核人员也许会要求工厂提供来自不同领域、岗位和劳务1合同代理机构的员工名单，让他们参与面谈并记录审查过程。审核人员会和工厂共同尽量减少因面谈时间安排而导致的业务中断。
在选择员工的过程中，审核人员会考虑到轮班方式、员工类型和性别。他们会从工厂不同领域和不同职位选择员工，以便真实反映工厂的劳动力状况。他们会在选择中包括代理机构和分包商员工。审核人员在没有工厂管理层成员在场的私人空间与员工面谈。审核人员随意挑选受访员工，如果员工不想接受面谈，可以拒绝。如果工厂要求员工签署同意书，审核人员会在面谈开始前提供同意书。审核人员也许还会查看受访员工的雇佣记录。
在与员工面谈的过程中，审核人员提出的一系列问题会与以下雇佣方面有关，但并不仅限于此:雇佣过程
工厂内部的员工代表
就职培训
工作时间、假期、请假和加班
工资及工资发放方式
工作环境的健康与安全
审核人员必须从员工口中获取准确可靠的信息，这一点很重要。所以，管理层不能教员工回答问题，不能选择受访员工，也不能在面谈期间坐在房间里(或监听面谈内容)。只要员工不愿继续接受面谈，他们随时可以离开。每个员工的面谈应持续大约10分钟。审核人员应酌情在总结会议上向公司提供从面谈过程中获取的评论总结。审核人员不会向公司或其他人士透露评论者的姓名。审核人员的报告中不会出现员工姓名和其他身份信息，所有信息都会保密。