Dollar General验厂咨询-解锁Dollar General供应链合规：供应商文件提交时效与查核要点

文件管理是Dollar General供应链合规体系的核心组成部分，直接影响货物通关效率与运输流程顺畅性。为规范供应商文件提交行为、保障贸易合规，Dollar General明确了供应商向物流服务商Expeditors提交清关及贸易文件的核心要求，同时建立了标准化的供应商文件查核表使用流程。本文将系统拆解文件提交的时间节点、内容规范、责任界定，以及文件查核表的全流程操作要求，为供应商精准落实合规义务、规避运营风险提供权威指引。
一、供应商文件提交核心规范：时间、内容与责任要求

Dollar General对供应商文件提交的核心要求聚焦“时效可控、内容准确、分类合规”，明确了各环节操作标准及违规后果，确保文件能够满足美国海关及相关监管机构的审核要求。

（一）核心时间节点要求

1. 常规文件提交：供应商须在柜货结关前九十六小时（即四天前），将全套必备文件（如商业发票、装箱单等）提交至Expeditors。Expeditors将在供应商订仓环节，向其明确具体的预先申报时间节点，确保供应商精准把控时效；

2. 特殊文件补提：若供应商在货物装船前未能获取出口签证，需在货船开航后三天内完成出口签证文件的补提，避免影响后续清关流程；

3. 时效违规后果：若供应商未按要求在柜货结关前九十六小时提交文件，货物将被拒绝装载付运，相关损失由供应商自行承担。

（二）文件内容与形式规范

1. 分类制作要求：所有提交文件需按货物目的地分别制作，确保不同目的地的贸易文件精准匹配，避免混淆导致清关延误；

2. 传递方式：Expeditors接受电子邮件或传真两种文件传递方式，供应商可根据实际情况选择适配方式，确保文件传递及时、可追溯；

3. 特殊文件要求：若货物来源地仍受配额限制，供应商必须提交配额文件正本；针对特殊品类货物，需按要求提交专项文件，包括美国联邦通信委员会（FCC）表格740、美国食品药品监督管理局（FDA）表格2877及版权使用协议书（如适用）；

4. 信息一致性要求：商业发票与订仓单上的货物数量必须完全一致，若存在不符，Expeditors有权拒绝安排付运，并向Dollar General请示后续处理方案。

（三）责任与费用界定

供应商需对文件提交的合规性承担全部责任。若因未能遵照上述规定导致相关损失，包括但不限于仓租、罚款、额外运载费用等，均由供应商自行承担。

二、供应商文件查核表使用全流程规范

Dollar General推行标准化的供应商文件查核表制度，旨在通过前置审核确保文件完整性与合规性，该查核表是货物承运人领货单发放的核心依据。以下为查核表的全流程使用规范：

（一）查核表提交核心要求

1. 提交时效与伴随文件：除正本出口签证外，供应商需在柜货结关前九十六小时，将已填妥的文件查核表及其他标注“required”（必需）字样的文件一并提交至Expeditors，与常规贸易文件提交时效保持一致；

2. 份数匹配要求：每套商业文件需对应附上一份已填妥的文件查核表。若单次船运需准备三套商业文件，供应商需同步提供三份对应的文件查核表；

3. 签署与日期要求：文件查核表必须由厂商或供应商代表签署，并填写日期，以此证明相关文件已完成内部复核，确保文件真实性与合规性；

4. 缺失后果：若未按要求附上文件查核表，Expeditors将直接拒收相关商业文件，导致后续流程停滞。

（二）查核表审核与处置流程

1. 审核主体与标准：Expeditors根据Dollar General的要求，负责验证文件查核表上的信息，对适用项目核对“是”或“否”栏；若项目不适用，需明确注明“不适用”，确保审核结果清晰可追溯；

2. 审核结果处置：若查核表中任何项目显示“否”或处于空白状态，Expeditors将拒绝发放货物承运人领货单，供应商需立即修正或重新补交相关文件；

3. 补正时效要求：供应商需在收到补正通知后的二十四小时内，将修正或补充的文件提交至Expeditors；

4. 复核与放行：Expeditors收到补正文件后，将重新验证文件查核表；当所有适用文件均符合相关规定后，方可发放货物承运人领货单，确保货物运输流程正常推进。

三、文件查核表使用关键注意事项

为确保文件查核表规范使用，供应商需重点关注以下三点核心事项：

1. 与付款安排的关系：文件查核表不直接影响付款安排，但直接决定货物承运人领货单的发放。若文件不符合规定导致领货单无法发放，将间接影响货物交付与结算进度；同时需明确，该查核表仅为前置审核工具，不保证文件完全无错误；

2. 豁免条款说明：仅Dollar General有权豁免查核表内的各项要求。供应商需提供充分文件证明相关规定不适用，否则无法获得豁免；Expeditors需在获得Dollar General的最终决定后，方可发放货物承运人领货单；

3. 疑问处理方式：若对文件查核表的内容或使用流程存在任何疑问，供应商需直接与Dollar General沟通，确保理解准确、操作合规。