CVS验厂咨询-供应商UL审核登记指南：工厂注册流程与分包商披露风险规避

工厂在线登记是UL审核程序的首要核心环节，直接决定后续审核流程启动与采购订单生效。该环节涵盖不同采购类型的登记要求、权限获取与登记操作规范、工厂过渡通知义务及分包商信息披露义务，其合规性与时效性直接影响供应链合作连续性。本文将系统拆解UL工厂在线登记的全流程要求、特殊场景处理、关联义务规范及违规风险，为供应商精准完成登记、规避合规风险提供专业指引。
一、 核心登记要求：适用场景与时限规范

UL工厂在线登记的适用场景与时限具有明确界定，供应商需根据采购类型精准匹配，避免遗漏或逾期：

（一） 常规采购登记要求

适用于三类采购场景：直接进口采购、战略采购不可转卖的采购、非邮件通知许可的采购。供应商需在收到采购订单后的5个日历天内，通过UL客户端平台（clientportal.ul.com）完成工厂注册登记，确保登记信息与工厂实际情况一致。

（二） 国内自有品牌采购登记要求

针对国内自有品牌采购且收到许可通知的情况，若产品生产地位于美国或加拿大以外，供应商需在收到许可邮件通知后的5个日历天内，通过邮件向UL指定邮箱（AuditInfo@ul.com）提交生产地址信息，包括具体位置、详细地址及联系信息。UL将基于提交的信息自动完成注册登记，并启动审核预约流程，供应商无需自行在平台操作。

（三） 登记合规意义

工厂在线登记是UL审核启动的前置必要条件。若生产相关产品的正确工厂未完成注册登记，审核流程将无法启动，采购订单也将不予批准预订或出货，直接影响订单交付与合作推进。供应商若有登记相关疑问，可随时联系UL官方邮箱（AuditInfo@ul.com）咨询。

二、 在线登记操作全流程：分权限场景指引

根据供应商是否具备UL客户端访问权限，登记操作流程分为两类，均需严格遵循平台要求与信息填写规范：

（一） 无UL客户端访问权限的中间商操作流程

需按十步流程完成权限获取与登记，每一步均需保障信息准确与时效：

1.  权限申请：发送邮件至ENF.ClientSupport@ul.com，邮件需包含核心信息：供应商合法名称、贸易名称（如适用）、完整地址（含城市、州/省份、邮编、国家）、授权联系人全名（可多名）、联系人邮箱地址。

2.  邮件接收：提交申请后48小时内，将收到来自Helpdesk.ul.com的回复邮件。

3.  邮件核查：需同步检查垃圾邮件文件夹，避免因安全防火墙过滤导致邮件遗漏。

4.  账号信息获取：回复邮件将包含用户名（即申请人邮箱地址）与临时密码，作为平台登录凭证。

5.  平台登录：通过网址clientportal.ul.com，输入获取的用户名与临时密码完成登录。

6.  密码修改：首次登录后将被强制要求更改临时密码，新密码需符合平台安全规范，妥善保管避免泄露。

7.  功能入口查找：登录后在主页找到“供应链登记”图标，该图标为登记操作核心入口。

8.  基础信息填写：点击图标后，按系统提示完整填写工厂相关信息，确保无遗漏、无错误。

9.  SKU信息录入：准确输入工厂所生产产品的全部适用产品编号（SKU），确保覆盖所有相关产品。

10. 第三方报告上传：若有符合客户标准的第三方审核报告，需按要求完成上传，作为合规佐证材料。

（二） 有UL客户端访问权限的中间商操作流程

流程相对简化，核心步骤如下：

1.  平台登录：直接访问clientportal.ul.com，输入已有账号密码登录。

2.  工厂信息录入：按系统指引准确填写工厂基础信息。

3.  SKU信息录入（重点）：必须完整输入工厂生产产品的全部适用SKU，确保无遗漏，这是登记生效的关键环节。

4.  第三方报告上传：上传符合客户标准的第三方审核报告（如有）。

5.  重新登记场景：已注册工厂若生产新增SKU产品，或现有产品SKU发生变更，需按上述流程重新完成登记。

三、 关联义务规范：工厂过渡通知与分包商信息披露

除核心登记操作外，供应商还需履行两项关键关联义务，确保供应链合规透明：

（一） 工厂过渡通知义务

当出现以下两类情况时，供应商需在30天内（不超过30天）及时通知零售商：

1.  工厂停用：因任何原因停止使用某工厂，且12个月内无再次使用计划。

2.  工厂停产：某工厂已12个月无生产活动，且未来12个月内不会在此工厂下达任何订单。

额外要求：根据零售商需求，供应商需提供最新的有效工厂名单，确保零售商及时掌握供应链工厂动态。

（二） 分包商信息披露义务

分包商信息披露是登记环节的补充核心义务，旨在保障供应链全链条合规可追溯：

1.  披露范围：需识别并披露与初级工厂、零售商特定产品相关的两类分包商：第一级分包商（大量生产成品，即消费者直接使用物品的分包商）、第四级分包商（生产含零售商自有标签或自有品牌标志包装材料的分包商）。

2.  信息获取责任：供应商需主动从初级工厂获取准确、及时的分包商信息，确保披露内容真实有效。

3.  表格填写与提交：UL将向供应商提供《分包商信息披露表》，供应商需在收到表格后的15个日历天内完成填写并提交。

4.  提醒机制：UL将分三次发送电子邮件提醒供应商完成表格填写，第三封（最后一封）提醒邮件将同步发送至供应商与零售商，确保双方知晓进度。

5.  合规风险提示：分包商信息的准确性至关重要。UL审核过程中，审核员将核实披露表信息，若发现信息不准确或存在未经授权的分包商，将被认定为违反分包商政策，可能触发零容忍问题及相应处罚措施。

四、 核心合规风险与价值

1.  违规风险：未按要求完成工厂在线登记、逾期登记、登记信息虚假，或未履行过渡通知、分包商信息披露义务，将导致审核流程停滞、采购订单无法获批，严重时触发零容忍处罚，影响供应链合作资格。

2.  合规价值：严格遵循登记流程与关联义务，可保障审核顺利启动、订单正常推进，同时提升供应链透明度与合规管控水平，增强与零售商、UL的合作信任度，为长期合作奠定基础。