Contempo验厂咨询-Contempo社会责任审核文件筹备指南：中国厂商合规要点梳理

Contempo社会责任审核是评估中国区合作厂商合规运营与社会责任履行水平的核心环节，而文件审核作为审核的核心模块，直接决定审核的效率与结果。针对中国市场的法律环境与监管要求，Contempo明确了社会责任审核所需的文件清单，要求厂商提前准备所有文件正本供审核员核查。该清单围绕“法律合规、劳工权益、安全健康、环境保护”四大核心维度，覆盖常规管理、人事用工、工时薪酬、社保福利、安全防护等八大关键范畴，形成了全面、系统的文件筹备体系。完整、规范的文件筹备不仅是通过审核的基础前提，更是厂商规范内部管理、适配中国劳动法规与国际供应链社会责任标准的重要支撑。本文将对Contempo中国区社会责任审核文件清单进行系统化拆解，明确各范畴文件的核心作用、筹备要点与合规要求，为厂商精准筹备审核文件提供权威指引。
一、 核心定位与文件筹备原则

Contempo中国区社会责任审核文件清单的核心定位，是通过“法律依据-管理制度-操作记录-合规佐证”的四层文件架构，全面核查厂商在华运营过程中对劳动法规、安全环保法规的遵守情况，以及社会责任管理体系的完整性与实操性。厂商在筹备文件时需遵循三大核心原则：一是“正本齐备”，所有清单要求的文件均需提供正本，确保文件的真实性与有效性；二是“周期完整”，核心文件（如工时工资记录）需覆盖过去十二个月，且包含在职与离职人员信息，确保审核覆盖全面；三是“留存规范”，所有证件、证明文件需至少在工厂留存12个月，满足后续核查需求；四是“适配中国国情”，文件需严格契合中国《劳动法》《安全生产法》《环境保护法》等相关法规要求，同时匹配Contempo的社会责任标准。

二、 八大核心范畴文件要求拆解

（一） 常规文件：运营管理的基础佐证

本范畴文件是厂商合法运营、规范管理的基础依据，核心用于核查厂商的运营资质与管理体系框架，需筹备7类文件：

1. 最新版本之当地劳动法及最低工资标准文件：需收集厂商所在地最新的《劳动合同法》《劳动法》实施细则，以及当地政府发布的最低工资标准、小时最低工资标准文件，作为薪酬合规的法律依据。

2. 工厂规章制度或员工手册：需包含考勤管理、薪酬福利、奖惩制度、安全生产要求等核心内容，且需经过民主程序制定并向员工公示，具备法律效力。

3. 厂规：聚焦工厂日常运营的核心规范，如出入管理、生产纪律、环境卫生等要求，需与员工手册内容一致，且已向员工告知。

4. 工商营业执照：需提供有效期内的正本，确保厂商具备合法的生产经营资质，经营范围与实际生产内容相符。

5. 工厂组织架构图：清晰标注各部门设置、岗位分工及管理层级，明确社会责任管理的责任主体。

6. 供应商／外发工厂资料：梳理所有合作的供应商及外发加工工厂信息，包括资质证明、合作协议等，核查供应链延伸环节的社会责任管控情况。

7. 机器种类及数量清单：详细列明生产设备的型号、数量、购置时间、维护情况等信息，为后续机械安全审核提供基础依据。

（二） 人事记录及劳动合同：用工合规的核心支撑

此类文件聚焦员工全生命周期的用工管理，核心用于核查劳动合同签订、员工信息管理、未成年工保护等用工合规情况，需筹备6类文件：

1. 劳动合同：需为所有在职员工签订书面劳动合同，合同内容需包含工作岗位、劳动报酬、工作时间、社会保险、劳动保护等法定条款，且签订时间不晚于用工之日起一个月。

2. 员工花名册、员工个人档案：员工花名册需包含员工姓名、性别、年龄、岗位、入职时间、离职时间（如有）等信息；个人档案需留存身份证复印件、入职登记表、学历证明等资料，确保员工信息完整可追溯。

3. 未成年工登记证及身体检查报告：若工厂存在16-18周岁的未成年工，需提供当地劳动部门核发的未成年工登记证，以及上岗前、在岗期间的定期身体检查报告，确保未成年工保护合规。

4. 招聘、培训及劳动合同终止政策及程序：明确招聘流程、入职培训内容、劳动合同解除/终止的条件与程序，配套对应的记录表单（如招聘登记表、培训签到表、离职申请表）。

5. 请假记录：详细记录员工的请假类型（事假、病假、年假、产假等）、请假天数、审批流程，确保请假管理规范，且符合法定假期要求。

6. 离职记录：包含离职申请、离职面谈记录、工作交接清单、工资结清证明等，确保离职流程合规，无劳动纠纷隐患。

（三） 工时及工资文件：薪酬合规的关键佐证

此类文件是审核的核心重点，用于核查工时合规性与薪酬支付准确性，需覆盖过去十二个月的在职及离职人员信息，筹备6类文件：

1. 工卡或考勤记录：需采用纸质打卡、电子打卡等可追溯的考勤方式，清晰记录员工的上下班时间、工作时长、休息时间、加班时间，考勤记录需由员工签字确认或具备电子签名效力。

2. 工资表：需包含员工姓名、岗位、正常工时工资、加班工资、奖金、津贴、扣款等明细，明确工资计算方法（计时/计件），且需由员工签字确认；工资表数据需与考勤记录、银行转账记录一致。

3. 银行转帐记录：若工资通过银行转账发放，需提供银行出具的转账凭证或明细清单，确保薪酬支付的真实性与及时性。

4. 综合计算工时工作制许可证／批文：若工厂因生产特点需实行综合计算工时或不定时工时制，需提供当地劳动部门核发的审批文件，确保特殊工时制度合规。

5. 有薪年假、国家法定假期休假及工资支付记录：记录员工带薪年假、法定节假日的休假情况，若未休假需提供加班工资支付凭证，确保符合《职工带薪年休假条例》等法规要求。

6. 生产记录、计件记录：针对计件工资员工，需提供生产产量记录、计件单价标准、计件工资核算明细，确保计件工资计算准确，且不低于最低工资标准。

（四） 社会保障及福利文件：福利合规的核心依据

此类文件用于核查厂商为员工缴纳社会保险的合规情况，需筹备3类文件：

1. 社会保险／商业保险单及收据：需提供养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险的缴费保单/明细，以及对应的缴费收据；若购买商业保险补充社保，需提供商业保险合同及缴费凭证。

2. 参保人员花名册：明确参保员工姓名、身份证号、参保险种、参保时间、缴费基数等信息，确保参保人员全覆盖、缴费基数合规。

3. 当地政府的社保合格证明／批文（如适用）：若存在特殊参保情况（如异地参保、阶段性减免政策适用），需提供当地社保部门出具的合格证明或审批文件。

（五） 消防及建筑安全文件：安全防护的基础保障

此类文件用于核查工厂建筑安全与消防安全管理体系的合规性，需筹备6类文件：

1. 工厂平面图（含走火及防火设施安置图）：清晰标注厂房布局、消防通道、安全出口、灭火器、消防栓、应急照明等消防设施的位置，确保消防设施配置合理、通道畅通。

2. 建筑竣工验收报告／备案：提供厂房建筑工程的竣工验收报告及当地建设部门的备案证明，确保建筑主体结构安全合规。

3. 消防验收意见书／合格证：需提供当地消防救援部门核发的消防验收合格证明或备案凭证，确保厂房消防设施符合消防法规要求。

4. 消防设备及数量清单：列明消防灭火器、消防栓、应急灯、疏散指示标志等设备的型号、数量、位置、购置时间、检修记录，确保消防设备完好有效。

5. 消防及疏散演习记录：每半年至少开展一次消防逃生演习，需留存演习方案、签到表、现场照片/视频、总结报告等记录。

6. 已受灭火训练员工名册：列明接受过专业灭火培训的员工姓名、岗位、培训时间、培训内容、考核结果，确保具备基础的火灾处置能力。

（六） 电气及机械安全文件：设备安全的核心管控

此类文件用于核查电气设备与生产机械的安全管理情况，防范设备安全事故，需筹备3类文件：

1. 电气维修程序：明确电气设备的日常检查、维修、保养流程，规范维修操作标准，避免电气安全隐患。

2. 上锁／挂牌程序：针对设备维修、保养等作业，制定设备停机上锁/挂牌制度，明确操作流程与责任主体，防止误操作引发安全事故。

3. 电气设备定期检查及维修记录：留存电气设备的定期巡检记录、维修工单、保养报告，确保设备处于安全运行状态。

（七） 化学品安全及环保文件：绿色合规的关键支撑

此类文件用于核查工厂化学品管理与环境保护的合规情况，契合中国《环境保护法》《危险化学品安全管理条例》等要求，需筹备9类文件：

1. 环境管理政策和程序文件：明确环境管理目标、污染物排放控制措施、资源节约方案等核心内容，构建系统化的环境管理体系。

2. 应急处理方案/程序（应变意外事故排放）：针对化学品泄漏、废水超标排放等突发环境事件，制定应急处置流程、责任分工、应急物资清单，确保及时响应处置。

3. 环境保护培训记录：留存员工环保知识培训、化学品安全使用培训的签到表、培训课件、考核结果，提升员工环保意识与操作技能。

4. 水耗数据记录：定期记录工厂生产用水、生活用水的消耗量，建立水资源消耗台账，落实节水要求。

5. 化学品清单及储存量：列明工厂使用的所有化学品名称、型号、数量、储存位置、危险特性，确保化学品管理可追溯。

6. 危险品及化学品物质安全资料表（MSDS）：针对所有危险化学品，收集完整的MSDS文件，明确危险特性、安全使用方法、应急处置措施，并向员工公示。

7. 排污许可证／环保证／环评报告／污染物监测报告：需提供当地环保部门核发的排污许可证、环评批复文件、环保验收报告，以及定期的废水、废气、噪声监测报告，确保污染物排放合规。

8. 危险废物处理合同、转移联单及处理单位资质：与具备合法资质的危险废物处理单位签订合同，留存危险废物转移联单（五联单），以及处理单位的营业执照、危险废物经营许可证，确保危险废物处置合规。

9. 道路运输经营许可证（如适用）：若工厂自行运输危险化学品，需提供道路运输经营许可证及驾驶员、押运员的从业资格证。

（八） 健康安全及卫生文件：职业健康的核心保障

此类文件用于核查工厂职业健康管理与卫生保障的合规情况，需筹备12类文件：

1. 厨房餐饮服务许可证：若工厂设有食堂，需提供当地市场监管部门核发的食品经营许可证，确保餐饮服务合规。

2. 厨、膳工作人员健康证：食堂工作人员需持有有效期内的健康证明，确保餐饮卫生安全。

3. 水质测试报告（饮用水）：定期对工厂饮用水进行检测，留存具备资质机构出具的水质检测报告，确保饮用水安全。

4. 安全生产管理制度、操作规程及检查报告：制定安全生产责任制、岗位安全操作规程，留存定期安全生产检查记录、隐患整改报告。

5. 健康安全培训记录：包括安全使用化学品、劳动防护用品佩戴、岗位安全操作等培训的相关记录。

6. 工作岗位风险评估报告：针对不同岗位的职业危害因素（如粉尘、噪声、化学品接触），开展风险评估，留存评估报告及防控措施记录。

7. 工作场所职业危害因素监测报告和员工职业病健康检查报告：定期开展工作场所粉尘、噪声、有害气体等监测，留存监测报告；为接触职业危害因素的员工提供岗前、岗中、离岗职业病健康检查，留存检查报告。

8. 工伤及诊疗记录：记录员工工伤事故的发生时间、原因、处置过程、医疗诊疗情况及工伤认定材料，确保工伤管理合规。

9. 安全主任证书：工厂需配备专职或兼职安全主任，留存安全主任的资格证书。

10. 急救人员名册／证书：列明具备急救资质的员工姓名、急救证书，确保突发健康安全事件能及时处置。

11. 特种设备注册登记证及检验报告：针对电梯、叉车、锅炉、压力容器（含气瓶、压力表、安全阀）等特种设备，提供市场监管部门核发的注册登记证及定期检验报告，确保特种设备安全运行。

12. 特种设备作业人员证及特种作业操作证：电梯司机、叉车司机、锅炉操作工等特种设备作业人员，以及电工、焊接工等特种作业人员，需持有有效期内的资格证书；断针政策、断针／换针登记册（适用于纺织、服装等行业）：明确断针管理流程，留存断针、换针的登记记录，防范产品安全隐患。

（九） 其它文件（如适用）：补充合规佐证

根据工厂实际运营情况，需筹备对应的补充文件，核心包括：工会会议记录（若设有工会）、员工申诉程序文件（含意见箱设置证明、申诉处理记录）等，确保员工权益保障的全面性。

三、 文件筹备核心实施要点

厂商在筹备Contempo中国区社会责任审核文件时，需重点把握四大实施要点：

1. 分类归档，清晰可查：按“常规文件、人事记录、工时工资、社保福利、安全环保”等范畴分类整理文件，每类文件按时间顺序或逻辑顺序排列，标注清晰的文件名称、周期、涉及范围，方便审核员查阅。

2. 交叉核验，数据一致：重点核查工时记录与工资表、社保花名册与劳动合同、考勤记录与生产记录的数据一致性，避免出现逻辑矛盾（如考勤加班时间与工资表加班工资计算不符）。

3. 查漏补缺，提前整改：对照清单逐一梳理文件，针对缺失的文件（如未办理的消防验收证明、未留存的培训记录），提前向相关部门申请办理或补充完善；针对不合规的文件（如未签字的工资表、过期的资质证书），及时整改修正。

4. 专人负责，全程跟进：指定专人负责文件筹备工作，建立文件筹备台账，明确各项文件的筹备进度、责任人；审核前对文件进行全面复核，确保所有要求的文件均已齐备、规范。