Textron验厂咨询-Textron业务记录管理指南：真实性要求与信息披露合规要点

Textron公司资产与信息保护专项政策及合规问答指南
一、总则：资产与信息保护的核心原则与总体要求
资产与信息是Textron公司核心竞争力的重要组成部分，为保障公司、客户、供应商及商业伙伴的合法权益，维护企业经营安全与市场信誉，公司建立全维度资产与信息保护体系。全体员工必须严格恪守以下核心要求：正确使用并妥善保护公司有形与无形资产，以及客户、供应商、商业伙伴等第三方财产；全面尊重并严格保护商业信息、知识产权等各类无形资产；规范管理有形资产，确保业务记录的真实性、准确性、完整性与可追溯性；严格遵守反内幕交易相关法律法规及公司规定，严禁任何违规交易行为。

二、无形资产保护：商业信息与知识产权管理规范

Textron公司政策明确界定并严格保护公司及第三方的知识产权与专有信息，全体员工需恪守规范使用与保护义务。其中，保护范围涵盖专利权、商标权、著作权、商业机密、技术秘密、客户核心信息等多种无形资产形式。需特别明确的是，员工在职期间利用公司资源完成的创作、研发成果及相关知识产权，均归公司所有。

非公开商业信息是公司重要的竞争资源，未经授权的使用、泄露或发布，将直接损害公司市场竞争地位，甚至触犯相关安全法律法规。公司实行商业信息“按需知悉、分级管控”原则，业务专有信息、客户敏感信息等仅向内部相关岗位人员定向传达，确保信息流转安全可控。

（一）合规问答

问题：某客户财务经理向我方索要Textron公司财务控制程序相关信息，是否可以直接提供？

解答：不可以直接提供。公司任何记录或信息的对外披露均需履行严格的审核流程，核心商业信息对外披露需遵循“必要性、合规性”原则。建议先与直属主管沟通核实需求合理性，再联合公司法律顾问开展合规评估，经审批通过后，方可按规定范围与形式提供相关信息。

三、有形资产保护：财产安全与规范使用要求

公司建立有形资产全生命周期管理机制，核心目标包括：保障员工人身安全与工作场所安全，规范使用并妥善保护公司及客户所有的有形资产。其中，保护范围涵盖工作场所设施设备、生产工具、办公器材、员工配属资产、客户委托保管财产等各类有形资产。

（一）合规问答

问题1：本政策准则能否保障员工、来访者及工作场所的安全防护措施有效落地？

解答：能。本政策已整合覆盖员工人身安全、来访者管控、工作场所安防等多维度安全防护措施，明确了各部门安全管理责任与执行标准，形成全场景安全防护体系，可有效保障相关安全措施的规范部署与落地执行。

问题2：因个人购买新房办理贷款，需向贷款公司提供付款存根副本，能否使用公司传真机传输相关文件？

解答：可偶尔、有限制地使用。公司允许员工在紧急且必要的情况下，偶尔使用公司办公设备处理个人事务，但需严格遵守“不影响工作、不占用大量资源、不泄露公司信息”的前提，严禁滥用公司资源。若违反规定滥用办公设备，公司将依据纪律管理条例采取相应处分措施。

四、业务记录管理：全周期管控与合规要求

Textron公司在业务运营过程中产生并接收的各类记录，是企业经营决策、合规审计、法律追溯的重要依据。公司实行记录“全周期管控”机制，明确要求：业务记录需按业务需求及法律规定的期限妥善留存；员工需定期对负责的业务记录开展合规审核，根据信息机密等级与敏感程度实施分级管理；严格遵守特定行业、特定类型记录的法定保存要求，全面熟悉并执行公司记录管理相关政策与操作流程。

（一）合规问答

问题：什么是业务记录？其涵盖范围包括哪些？

解答：业务记录是指员工在履行工作职责过程中产生、使用或接收的，能够反映业务开展情况的各类信息载体，不论其呈现形式与来源。具体涵盖范围包括但不限于：数据库信息、电子邮件、合同协议、财务凭证、检查报告、会议纪要、研发文档、客户档案等。

五、业务记录与信息披露：真实性与合规性准则

业务记录的真实性与信息披露的合规性是公司经营的基本准则。所有业务记录必须客观、准确、完整地反映公司实际交易情况；对外公开披露的信息需遵循“全面、公平、准确、及时”原则，符合相关法律法规及监管要求。相关岗位员工需严格服从公司信息披露管理要求，履行信息审核与保密义务。

（一）合规问答

问题1：业务部门为赶订单进度，在未完成产品检查及相关文书工作的情况下，要求签署检查报告，是否可以签字？

解答：不可以签字。此类行为属于伪造业务记录，违反信息真实性原则，可能引发合规风险与法律责任。应明确拒绝该要求，并第一时间与直属主管沟通协商，推动完成检查与文书工作；若问题无法解决，需按公司流程向合规管理部门或上级领导报告。

问题2：应付账款部门收到供应商发票后，主管要求将该笔发票记录至下月账目，该做法是否正确？应如何处理？

解答：该做法不正确，违反了账目记录的及时性与准确性原则。员工首先应与主管沟通，明确提出对该操作的疑问，阐明维护账目准确性与遵守财务流程的责任要求；若对主管的回应或处理方案不满意，需按公司合规报告流程，向财务负责人或道德与合规官员进一步报告。

问题3：浏览公司内部网络信息板时，发现业务部门发布的评论存在错误，能否直接回应纠正？

解答：不可以直接回应。公司对外及内部公开渠道的信息发布实行“统一管控、分级负责”机制，公关部门是公司公开信息发布与修正的责任主体。发现此类问题后，应及时截图留存相关信息，并联系公司公关部门反馈，由公关部门按规定流程核实并处理。

六、内幕交易管控：严格禁止与全范围约束

为维护资本市场公平秩序，保护公司及投资者合法权益，Textron公司严格禁止内幕交易行为。全体员工不得利用未公开重要信息（内幕信息）买卖公司证券，不得向任何未经授权的人员泄露或共享内幕信息；同时，禁止利用内幕信息交易与公司存在业务往来的第三方公司证券。内幕交易属于违法行为，一旦查实，相关责任人将承担严厉的法律责任与公司纪律处分。

（一）合规问答

问题1：本人持有Textron公司股票，虽掌握公司重要未公开信息，但计划出售的股票数量较少，是否可以出售？

解答：不可以出售。公司反内幕交易政策无任何“小额交易豁免”规定，只要利用未公开重要信息进行证券交易，无论交易金额大小、数量多少，均构成违规行为，需承担相应责任。

问题2：本人非美国公民，且在美國境外居住并开展工作，是否受本政策中反内幕交易条款的约束？

解答：是，受全面约束。一方面，全球多数国家和地区均有禁止内幕交易的法律法规；另一方面，反内幕交易是Textron公司全球统一执行的核心政策要求，适用于所有在职员工，不受国籍、工作地域限制。

七、合规保障与责任追究

公司通过定期政策培训、线上线下咨询渠道、合规审计监督等多种方式，保障资产与信息保护政策的有效落地。全体员工需主动学习并熟练掌握本政策要求，对政策执行过程中的疑问，可随时向直属主管、合规管理部门或法律顾问咨询。对于违反本政策的行为，公司将依据纪律管理条例严肃追究相关人员责任；涉嫌违法的，将移交司法机关处理。