Coca Cola验厂咨询-COCA-COLA供应链验厂文件筹备实操指南：人事薪酬与安全环保模块重点

在全球供应链合规治理体系中，完善、规范的文件资料是企业通过各类合规验厂、彰显运营规范性与责任担当的核心支撑。合规验厂不仅是品牌方筛选合作供应商的关键环节，更是企业夯实内部管理、保障员工权益、践行社会责任的重要契机。本文基于供应链合规验厂的核心要求，系统梳理企业在验厂过程中需准备的全维度文件清单，明确各模块文件的核心定位、具体内容及准备规范，为企业高效完成验厂文件筹备、顺利通过合规审核提供权威指引。
一、 企业基本信息类文件：验厂审核的基础资质支撑

企业基本信息类文件是验厂审核的首要审查内容，核心作用是验证企业的合法经营资质、运营规模与供应链管理基础，为后续审核工作奠定基础。此类文件需确保信息真实、完整、有效，能够全面反映企业的基本运营状况。

- 企业概括简介：需涵盖企业人员规模、核心产品产量、年产值水平，以及品牌市场分布情况等核心信息，直观呈现企业运营体量与市场影响力；

- 公司组织架构图：清晰展示企业内部各部门设置、管理层级及职能分工，体现企业管理体系的规范性；

- 厂区及厂区平面图：明确厂区整体布局、各功能区域划分（如生产区、仓储区、办公区、宿舍区等），为审核人员现场核查提供空间指引；

- 供应商评审记录：包含企业对上游供应商的筛选标准、评审流程、评审结果及后续合作监控记录，彰显企业供应链全链条合规管控意识；

- 核心资质证书：涵盖营业执照、税务登记证、出口许可证（如涉及出口业务）、劳动用工许可证等法定资质，以及ISO9001质量管理体系、HACCP食品安全管理体系、SA8000社会责任管理体系等各类自愿性认证证书，验证企业合法经营与管理规范化水平。

二、 规章制度类文件：企业运营管理的规范依据

规章制度类文件是企业内部管理的“宪法”，明确了企业与员工的权利义务、运营流程规范，是验厂审核中评估企业管理规范性的重要依据。此类文件需确保内容合法、条款清晰，且已向员工充分公示。

- 员工手册：系统涵盖员工招聘、入职、培训、薪酬福利、工作纪律、请假、离职等全流程管理规定，是员工行为规范与企业管理要求的集中体现；

- 厂纪厂规：针对生产经营过程中的具体纪律要求（如考勤纪律、生产操作规范、安全纪律等）制定的专项规定，强化员工日常行为管理；

- 宿舍规章制度：针对员工宿舍管理制定的规范，涵盖住宿条件、卫生要求、安全准则、作息规定等内容，保障员工住宿环境的安全与舒适。

三、 人事管理类文件：员工权益保障的核心凭证

人事管理类文件直接关系到员工合法权益的保障，是验厂审核中聚焦劳工权益的核心审查模块。此类文件需完整记录员工从入职到离职的全流程信息，确保用工合规性。

- 招工指引/程序：明确企业招聘流程、招聘条件、录用标准等内容，验证企业招聘行为的公平性与合规性；

- 人事记录：包括员工入厂登记表（准备1页，有不符合项按需复印）、员工花名册（准备1页，有不符合项按需复印）等，完整记录员工基础信息；

- 劳动合同：需与所有员工签订，明确劳动合同期限、工作内容、劳动报酬、社会保险、劳动保护等核心条款，按需复印备查；

- 体检记录：包括员工入职体检、在岗定期体检等记录，保障员工身体健康权益；

- 未成年工管理文件：若企业存在未成年工，需准备未成年工名单（1份）、未成年工登记证及工作安排规定，严格遵守未成年工特殊保护法规；

- 工时审批文件：如综合计时批文、加班批文（各准备1份），验证企业工时制度的合规性；

- 社会保险文件：包括社会保险交费凭证和参保批文，证明企业已依法为员工缴纳社会保险；

- 请假单、离职记录：完整记录员工请假、离职的申请流程、审批结果，体现人事管理的规范性；

- 奖惩记录/警告信：记录员工奖惩的事由、依据、处理结果，验证企业奖惩行为的公正性与合规性。

四、 薪酬与工时类文件：劳动报酬与工作时间合规的直接体现

薪酬与工时类文件是验厂审核中核查企业是否遵守劳动法律法规、保障员工劳动报酬权与休息权的核心依据，需确保记录真实、完整，符合当地最低工资标准及工时规定。

- 工作时间记录：根据审核要求准备指定时间范围（如12个月、3个月等）的记录，无论有无不符合项均按需复印，原则上不超过5套记录，完整反映员工出勤及加班情况；

- 员工自愿加班协议：若存在加班情况，需由员工签署自愿加班协议，验证加班行为的合规性；

- 最低工资标准文件：准备当地政府发布的最低工资标准文件，作为核查员工薪酬合规性的依据；

- 计件生产记录：若企业实行计件工资制，需准备计件工人生产（台班）记录，且需与工时记录对应，复印原始计件记录备查；

- 工资表：准备指定时间范围（如12个月、3个月等）的工资表，需有工人签名确认，无论有无不符合项均按需复印，原则上不超过5套记录；

- 工资扣除/罚款记录：记录工资扣除或罚款的事由、依据及金额，确保扣除行为符合法律法规及企业规章制度。

五、 建筑与消防类文件：生产经营场所安全的基础保障

建筑与消防类文件聚焦企业生产经营场所的安全合规性，是保障员工生命财产安全的重要基础，需确保相关资质证书齐全、有效。

- 建筑安全文件：包括厂建筑结构安全合格证、房产证、建筑竣工验收报告等，验证厂房建筑结构的安全性与合规性；

- 消防合格证书：即厂房消防合格证，证明厂房消防设施配置、消防通道设置等符合消防法规要求。

六、 健康安全管理类文件：员工职业健康与生产安全的核心管控凭证

健康安全管理类文件是企业落实职业健康安全管理责任的直接体现，涵盖政策制定、人员资质、应急管理等多个维度，需形成完整的管理闭环。

- 健康安全政策文件：包括公司的健康安全政策及应急程序，明确企业健康安全管理的核心目标、管理要求及突发事件应对流程；

- 管理人员资质文件：如安全主任资格证（含任命书、培训结业证书），验证健康安全管理负责人的专业能力；

- 岗位资格证书：包括消防上岗主证、急救人员资格证书等，确保关键岗位人员具备相应专业能力；

- 应急管理记录：如消防走火演习记录、消防逃生程序、急救计划及相关记录（含照片），验证企业应急管理体系的落地效果；

- EHS组织架构图：清晰展示环境、健康与安全管理体系的组织架构、人员分工，体现企业对EHS管理的重视程度。

七、 设备管理类文件：生产设备安全与合规运行的保障凭证

设备管理类文件聚焦生产设备的合规性、安全性与维护管理，确保设备正常运行，避免因设备问题引发安全事故或影响产品质量。

- 设备基础资料：包括机器设备清单、机器设备合格证，完整记录设备信息，验证设备来源的合规性；

- 设备维护记录：如机器设备的维护保养记录、点检表，体现企业对设备日常维护的规范性；

- 特种设备合规文件：涵盖电梯起重设备登记准用证、验收报告、年检合格证，锅炉、压力容器使用的年检证等，确保特种设备合规运行；

- 特种作业人员资质证书：如电梯操作员、叉车司机、电工、电焊工、司炉工等特种作业人员的资格（操作）证书，以及消防员许可证书，验证特种作业人员的合规上岗情况。

八、 化学危险品管理类文件：危险物料安全管控的核心依据

化学危险品管理类文件针对企业生产经营过程中涉及的化学危险品，明确储存、使用、管理的合规要求，防范化学危险品引发的安全与环境风险。

- 化学危险品管理基础文件：包括化学危险品仓许可证、储存物控记录、安全防范应急措施、物料安全数据表（MSDS，准备1份）、化学品清单，确保化学危险品储存与管理合规；

- 人员培训文件：如化学危险品仓管员上岗培训证书，以及对员工开展的化学危险品相关培训记录，提升员工安全防护意识；

- 环保监测报告：包括车间有毒有害作业环保监测报告、发电机房噪音测试报告，验证企业作业环境的合规性；

- 环保资质与报告：如排污许可、环保监测报告、环境影响评估报告，确保企业环保行为符合法律法规要求；

- 应急设施检查记录：如紧急洗眼站的检查记录，确保应急设施正常可用。

九、 后勤保障类文件：员工生活与工作环境合规的支撑凭证

后勤保障类文件聚焦企业为员工提供的后勤服务，涵盖餐饮、医疗、卫生、工作环境等多个维度，保障员工基本生活与工作权益。

- 餐饮安全文件：包括食堂卫生许可证、食堂员工健康证，确保员工饮食安全；

- 医疗保障文件：如医护人员资格证书，以及工伤医疗事故处理记录、再发生防范措施，保障员工医疗权益，防范工伤事故复发；

- 环境卫生记录：如定期除虫杀虫记录、厂房清洁计划及记录、洗手间清洁计划及记录，确保工作与生活环境整洁卫生；

- 环境检测报告：包括室内空气质量检测报告、饮用水水质检测报告，验证员工工作与生活环境的安全性；

- 生产环境管控记录：如包装工段工具利器（刀片、断针等）收发控制记录、金属探测记录，温湿度记录，噪声监控记录等，保障生产过程合规与产品质量安全。

十、 保安管理类文件：企业安全防范的基础依据

保安管理类文件明确企业保安工作的职责、规范与要求，保障企业财产安全、员工人身安全及生产经营秩序稳定。需准备保安守则及保安上岗证，验证保安工作的合规性与专业性。

十一、 工会相关文件：劳资关系和谐的重要体现

工会相关文件是验厂审核中评估企业劳资关系的重要依据，体现企业对员工结社自由与集体谈判权的尊重。需准备工会组织会议记录、工会代表选举程序及其职责文件，以及劳资双方就工资福利问题与工厂的谈判协议（CBA，准备1份）。

十二、 特殊用工相关文件：特殊用工模式的合规管控凭证

针对特殊用工模式，企业需制定专项管控文件，确保用工合规性。需准备对移民工、人事代理机构用工的相关监控文件，完整记录特殊用工的管理流程与合规措施。

十三、 社会责任相关文件：企业社会责任践行的核心凭证

社会责任相关文件是企业践行社会责任、实现可持续发展的重要体现，也是验厂审核的核心审查内容之一。

- 社会责任管理文件：包括社会责任政策文件、管理程序、内审报告，构建完整的社会责任管理体系；

- 供应链社会责任管控记录：如分包商清单、对分包商社会责任的监控记录，体现企业供应链全链条社会责任管控意识；

- 特殊用工社会责任文件：如家庭工名单、对家庭工社会责任的监控记录，保障特殊用工群体的合法权益。

十四、 生产记录相关文件：生产经营流程合规的直接体现

生产记录相关文件完整记录企业生产经营的全流程，是验证企业生产管理规范性、产品质量可追溯性的重要依据。需准备生产记录（如生产计划表、生产日报表）、进出库记录、领料单等，确保生产流程清晰、可追溯。

十五、 验厂文件准备核心备注

为确保验厂文件筹备工作高效、合规，需重点关注以下备注要求：员工入厂登记表、花名册各准备1页，有不符合项则按需复印；劳动合同按需复印；未成年工名单、综合计时批文/加班批文各准备1份；工作时间记录、工资表需根据审核时间范围准备，无论有无不符合项均按需复印，原则上不超过5套；MSDS准备1份；工会组织/CBA记录准备1份。

总结

企业供应链合规验厂文件准备工作贯穿企业运营管理的全维度，涵盖基本资质、规章制度、人事管理、薪酬工时、安全环保、生产运营等多个核心模块。完善、规范的文件体系不仅是企业通过验厂审核的关键，更是企业提升内部管理水平、保障员工权益、践行社会责任、实现可持续发展的重要基础。本文梳理的全维度文件准备指南，可为企业精准对接验厂要求、高效完成文件筹备提供权威参考，助力企业在全球供应链合规治理中占据主动地位。