AVON验厂咨询|深度解读雅芳供应商审核：工厂政策程序与劳工合规核心筹备要点

为助力工厂精准适配雅芳供应商行为准则要求，高效完成审核前筹备工作，确保合规运营与审核顺利通过，特制定本指南。本指南聚焦政策程序与记录管理、童工管控、劳工政策三大核心维度，明确各环节的合规标准、实操要求与筹备要点，为工厂构建系统化的合规管理框架提供权威指引。尽管内容无法涵盖所有细节，但可作为工厂制定政策、规范流程、完善记录的核心依据，有效验证对雅芳供应商行为准则的遵守情况。
一、政策、程序及记录保存：合规管理的基础保障

完善的政策程序体系与规范的记录管理，是工厂践行雅芳供应商行为准则的核心基础，也是审核验证的关键依据。工厂需从政策制定、法规追踪、记录留存、制度传达等多维度落实以下要求：

（一）核心政策与程序制定

工厂必须制定并留存书面政策与程序文件，全面覆盖雅芳供应商行为准则的所有核心要素，包括但不限于劳工权益保障、童工禁令、工作时间管控、薪资福利支付、健康安全管理等。政策程序需结合生产地国家及地方法律法规要求，明确各环节的操作标准、责任主体与考核机制，确保具备可操作性与可追溯性。

（二）法律法规追踪与更新

1. 工厂需系统收集并留存与雅芳供应商行为准则相关的所有适用法律法规文本，包括国家及地方层面的劳动法规、社会保障法规、安全生产法规等。

2. 建立常态化的法律法规更新追踪机制，通过关注政府部门公告、委托专业机构监测等方式，及时获取相关法律法规的更新信息，确保工厂政策程序与最新法规要求保持一致。

（三）人事档案规范管理

1. 档案覆盖范围：需为所有在职员工和离职员工建立完整的人事档案，离职员工档案的留存时间需与工资记录留存时间保持一致。

2. 档案核心内容：每位员工的人事档案需至少包含以下材料：①年龄证明（如身份证、户口本等，用于验证用工年龄合规性）；②公民身份证明或工作证（根据当地法律要求提供）；③医疗记录（如职业健康体检报告等，按当地法规要求留存）；④劳动合同（明确雇佣期限、工作岗位、薪资标准、福利权益等核心条款，符合法律规定）；⑤终止雇佣函（离职员工需留存，注明离职原因、离职时间等，按法律要求出具）；⑥纪律处罚记录（若存在，需注明处罚事由、依据、处理结果及员工确认信息）；⑦所有自愿扣除项目的书面同意书（如合法的薪资扣减事项，需员工签字确认）。

（四）规章制度合规与传达

1. 工厂需制定完善的内部规章制度，涵盖考勤管理、奖惩机制、生产操作规范等内容；若当地法律要求规章制度需经劳动部门备案盖章，需完成备案流程并留存备案证明文件。

2. 建立有效的规章制度传达机制，通过公告栏张贴、员工培训、手册发放等方式，确保所有员工知晓规章制度内容，尤其是纪律处罚程序等核心条款；传达记录（如培训签到表、手册签收记录）需妥善留存。

3. 试用期条款需明确纳入员工的雇佣合同及人事档案，注明试用期期限、薪资标准、考核要求等，确保符合当地法律关于试用期的相关规定。

（五）关键记录留存要求

用于评估雅芳供应商行为准则遵守情况的所有必要文件，需在工厂内留存一年以上，核心包括但不限于工资表、工作时间记录、计件工资明细、考勤记录、福利发放记录、培训记录等。记录需真实、准确、完整，不得篡改或伪造，确保审核时可随时调取核查。

二、童工管控：坚守人道主义底线

禁止使用童工是雅芳供应商行为准则的刚性要求，工厂需建立全流程的童工防控体系，从招聘审核、档案验证、岗位管控等环节落实严格要求，杜绝童工用工风险：

1. 严格年龄准入标准：工厂不得使用任何低于当地最小就业年龄的人员，同时不得使用低于法定义务教育年龄的人员，实际用工年龄需以两者中的较高标准为准。

2. 招聘年龄验证：雇用工人时，必须主动要求应聘者提供有效的年龄证明文件（如身份证、户口本等），招聘人员需严格核查证明文件的真实性与有效性；所有年龄证明文件需纳入员工人事档案，在工厂内长期存档保管。

3. 学徒用工特殊要求：若存在学徒用工情形，学徒年龄不得小于14周岁或当地法定最低就业年龄（以两者中较高者为准），且需与学徒签订合法的学徒协议，明确双方权利义务。

4. 未成年工保护：对于符合法定年龄的未成年工（已满最低就业年龄但未满18周岁），不得安排其在危险工作岗位（如高空作业、高温作业、接触危险化学品岗位等）工作；若当地法律对未成年工的工作时间有明确限制，需严格遵守，合理安排工作时段与时长，避免过度劳动。

5. 厂区儿童管控：儿童不得进入工厂生产区域；若工厂设有托儿所，需将其设置在远离生产区的安全区域，确保儿童活动与生产作业完全隔离。

三、劳工政策：保障员工合法权益与人格尊严

工厂需秉持公平、尊重的原则，制定并执行合规的劳工政策，全面保障员工的自愿雇佣权、人身自由权、人格尊严权等合法权益，具体要求如下：

1. 自愿雇佣原则：所有员工必须基于自愿原则受聘，工厂不得通过强迫、威胁、欺诈等任何手段强制他人就业；严禁使用囚犯、来自难民营的人员在工厂工作。

2. 人身自由保障：员工的行动自由不应受到不必要的限制，工厂不得非法限制员工的出入权限、通讯自由等；严禁保留政府颁发给雇员的身份证明（如身份证）或旅行证件的原件，可核查复印件，但需及时归还原件。

3. 纪律管理规范：不得对员工进行纪律性罚款，严禁以罚款作为处罚员工的手段；管理人员不得对员工实施体罚、殴打、辱骂等任何形式的侮辱性行为或虐待行为，需通过合理、合法的方式规范员工行为。

4. 公平雇佣原则：所有雇用相关决策（包括招聘录用、岗位调配、晋升、薪酬核定等）必须基于员工的个人能力与岗位适配度，不得因性别、种族、宗教、年龄、民族、社会地位等个人特征实施歧视。

5. 女性权益保护：不得将怀孕测试作为录用或继续聘用的前置条件；可向雇员提供避孕药，但严禁强行要求雇员使用，充分尊重员工的个人意愿与身体自主权。

四、审核筹备核心落地要点

1. 体系化梳理：对照本指南要求，全面梳理工厂现有政策、程序、操作流程及记录文件，形成问题清单，明确整改方向与时限，确保所有核心要求均有对应的制度与实操支撑。

2. 记录完整性核查：重点核查人事档案、工资记录、考勤记录、规章制度传达记录等核心资料的完整性与规范性，补充缺失材料，修正不规范记录，确保记录真实可追溯。

3. 人员培训赋能：组织管理人员与一线员工开展雅芳供应商行为准则及工厂内部合规政策的专项培训，提升全员合规意识，确保员工知晓自身权益与义务，管理人员掌握合规管理的操作标准。

4. 常态化自查：建立定期自查机制，每月至少开展一次合规专项自查，重点关注童工管控、劳工权益保障、记录留存等关键环节，及时发现并解决合规风险，确保审核前各项要求均落实到位。

五、核心总结

本指南聚焦雅芳供应商行为准则的核心要求，从政策程序与记录管理、童工管控、劳工政策三大关键维度，明确了工厂合规筹备的实操标准与核心要点。工厂需以本指南为框架，结合当地法律法规要求，构建完善的合规管理体系，规范政策制定、流程操作与记录留存，坚守人道主义底线与员工权益保障原则。通过系统化筹备与常态化自查，不仅能高效通过雅芳审核，更能提升工厂整体管理水平，实现合规运营与可持续发展，为与雅芳的长期稳定合作奠定坚实基础。