McDonald's验厂咨询-麦当劳供应商自我评估助力审核及合规管理

2.2 SWA流程步骤

自我评估可展现:
对适用法律知识的理解
如有需要，用员工的母语编写书面政策和程序，告知员工要遵守适用的法律和《守则》建立体系来确认实践是否符合法律和《守则》规定的要求自我评估的目的是:
帮助供应商及其工厂了解《守则》和SGD中的期望并知道如何达到或超出这些期望证实现行实践和工厂承诺是否符合麦当劳的期望
确定可能需要改善的领域
在下次安排的审核之前，允许工厂实施任何必要的纠正和预防措施协助供应商及其工厂为审核做准备
工厂通过在线数据系统完成自我评估。在开始自我评估之前，供应商需要每年都在线确认《守则》。下一步是支付自我评估费用。在线工具会在继续下一步前提示您支付费用。供应商可网上付款或打印发票，发送美元银行支票或电子/电报转账(以人民币付款可另与ISS项目管理联络)。有多个工厂的供应商可通过向ISS项目管理申请一张总发票，一次性替所有工厂付款。每个工厂都需缴付自我评估费用。
付款成功后，在线工具会提示工厂准备开始自我评估。工具会显示一系列问题。必须诚实完整地回答每个问题。
自我评估会在每年同一时间到期，即第一年的自我评估付费周年日。截止日期可以通过在线数据系统查询。
如果这是第一次完成自我评估，工厂应在完成后的90天内安排基础审核。如果工厂已经接受过基础审核并已完成年度自我评估，麦当劳AOW 领导会确定执行下一次全面审核的时间表。注意:年度自我评估必须在审核之前完成。审核人员在审核前审查自我评估总结以熟悉待审核工厂。
步骤5:自我评信总结在完成和提交在线自我评估问卷之后，工厂会收到一份自我评估总结，告知其可以改进的工作领域。工厂也可以随时登录数据系统在线查阅自我评估总结。
步暖6:外部审校麦当劳保留审核(通知式或不通知式)相关方是否遵守《守则》的权利。审核即为工厂检查，包括与员工私下面谈、审查工厂记录和商业行为以及检视宿舍和食堂/餐厅(若提供)，以确保符合《守则》和标准/期望。这类审核由麦当劳或其委派人执行。
麦当劳的审核和鉴定过程提供有关工厂对我们的期望的符合程度的详细信息。审核由拥有社会责任专业知识的专业、独立的公证行执行。只有在麦当劳认可所有监控公司后，它们才能执行麦当劳SWA 审核。所有审核人员应参加持续的培训，以确保他们及时更新对当地法律和麦当劳期望的理解。这些公司作为公正的实情调查员，负责执行审核。
在 SWA 审核期间，工厂的所有区域和员工都应开放和协助审核。审核范围不仅仅局限于生产麦当劳产品的建筑物/区域。审核人员在视察工厂时会执行全面的评估，包括巡视整个工厂、翻阅公司全部记录以及与员工和管理层面谈。审核人员通过为接受审核的工厂和麦当劳提供相关重要信息为我们系统做贡献，以便我们都能借助这一机会进步。
工厂应随时能提供符合标准文件的所有必要信息，包括至少12个月的记录。每个工厂都应配合这些检查、面谈和标准，并将此视为成为认可工厂所必经的程序。

审核过程中，审核人员衡量工厂是否严格遵守《守则》和SGD，并指出不合规方面。最终报告中会指出任何不合规的观察结果，并在数据系统中发布。此“审核报告”是对工厂合规性的独立衡量，没有指示工厂采取何种措施。由工厂自行决定如何提高并加强合规性，以确保纠正和预防措施的可持续性。
审核带来的好处
审核对我们系统各部分的益处来自以下方面:
在保护和增强业务的同时，与顾客和员工建立信任提供有关工厂如何符合麦当劳期望的详细信息为工厂提供机会来展示合规性，同时加强工厂的管理体系和商业行为
审核要求每12个月应完成一次在线自我评估和《守则》确认。在审核开始前的3个月内完成自我评估最有效。工厂应向其相应员工传达审核的目的和范围。麦当劳认可的审核人员有权进入工厂，与员工单独面谈并且翻阅其要求获得的文件和记录(比如佣合同、员工个人档案、工资单记录和时间记录)。审核人员有权进入工厂所有区域，不管该区域是否是麦当劳产品生产区域。巡查包括但不限于所有生产区域、办公室以及宿舍和食堂/餐厅(提供)。工厂决不能通过视频或音频方式记录与审核人员的谈话。
纠正和预防措旆计划收到审核报告后，工厂应为不合规或存有隐忧的领域制定并实施纠正和预防措施(CAPA)计划，内容包括需立即采取的纠正措施、根本原因、防止错误再次发生的步骤、负责方以及每项步骤完成的日期。工厂必须更新相关政策和程序，确保向员工传达更改内容。工厂应完成CAPA板(可在数据系统的在线
训资源文件中找到)并将其提交给ISS项目管理。工厂有可能在第一次审核中就出现不合规领域。这是工厂做出改进并加强管理体系和雇佣实践的机会。工厂会有充足时间来实施有效的CAPA计划，并意识到如要全面实施纠正措施，可能需要更显注的行动和资源投放。
审核人员不会指示纠正问题所需的步骤:他们只报告自己的观察结果。麦当劳视工厂为独立的公司和主。我们知道纠正问题有不同的方法。如果工厂希望得到反馈，审核人员可以在总结会议上提供信息，让工厂了解其他公司的最佳实践。然而，制定和实施 CAPA计划是工厂的责任。如发现不合规领域，这也许说明工厂内部审查体系出现了问题(即工厂确保管理体系运作成功的程序)。在制定 CAPA计划时，工厂管理层需要审查自身管理体系效果的鉴定方式。在追踪审核中，工厂还应向审核人员提供CAPA计划，供其审查。