Electrolux验厂咨询-伊莱克斯供应商管理准则之从合规要求到责任践行全析
6.3 供应商
工作场所要求
所有的供应商应当同意遵守伊莱克斯供应商工作场所标准和工作场所指令。. 供应商有责任要求其供应商遵守供应商工作场所标准及指令的相关条款。 根据要求,伊莱克斯供应商应当能告知伊莱克斯它们使用的供应商, 同时证明它们已收到并理解供应商工作场所标准的相关条款。
供应商应确保供给伊莱克斯的产品、部件或零件所需材料的采购不会直接或间接地助长冲突或高风险地区的人权侵害。
定义
术语“供应商”包括但不限于:
• 一级供应商。向伊莱克斯供应原材料、商品、产品或服务。 这一类供应商也包括伊莱克斯成品供应商。
• 次级供应商:向一级供应商供应商品或服务的供应商。
• 分包商:相关单位在特定生产流程、成品部分生产或作为提高生产能力手段而使用的供应商。
分包商可能在现场和不在现场(最常见)。
• 现场供应商:在单位现场提供服务的供应商,上述服务包括但不限于食堂服务、维修服务、施工、翻新或园艺(亦即在核心生产流程之外)。请注意和分包商的区别。
• 人事中介/承包商:提供参与现场核心生产的员工的职业介绍所或其他公司。 请注意和现场服务供应商的区别。
• 猎头/招聘代理:向单位提供招聘服务的供应商。
冲突矿物:目前,铌钽铁矿、锡矿、黑钨矿和金矿等矿物以及钽、锡、钨和金等衍生产品均视为冲突矿物。 (适合的国家法规和国际准则必须要考虑进去)
冲突和高风险地区:目前包括刚果民主共和国和相邻国家。(适合的国家法规和国际准则必须要考虑进去)
详细要求
一般性规定
• 供应商工作场所标准及指令的相关要求包括各类员工(见第 5 节。定义)。
• 根据要求,各供应商应当向伊莱克斯提供其供应商名单。
• 单位应当防止员工或分包商的纯家庭作坊生产。
对伊莱克斯单位的要求
• 供应商标准和政策必须要在生意协议和合同里得到体现。
• 伊莱克斯单位(采购, 他们各自权限下负责的供应商)按要求有责任更负责人采购部门合作,以确保其供应链有可持续的改善。
对供应商的要求
• 供应商应当将供应商标准要求(未改动的伊莱克斯工作场所标准,或者可适用的类似标准或规范)传达给伊莱克斯产品生产所涉及的各类供应商(包括现场服务供应商)》
• 供应商应当采取适当措施取得其供应商即分包商接受供应商标准的书面确认书。 为此可以采用单独的合规声明,和/或作为签署的采购合同或者说明与供应商之间业务关系的其他正式文件的组成部分。
• 供应商需要完全申报供应给伊莱克斯的部件、产品和服务之所有生产地点以及分包情况。
• 供应商需要监督他的供应商符合相关标准和指令。
• 与伊莱克斯商定的或地方当局要求的整改行动应记录并在规定时间内完成。
负责任的雇佣
• 供应商/伊莱克斯单位应该有书面的招聘渠道,包括相关的规定:核查年龄,初选和选择招聘对象以及如何使用职业劳动介绍所。
• 供应商/伊莱克斯单位应该确保在招聘流程中招聘费用在任何情况下都不会对被招聘者收取,包括在一个国家内收取的费用以及相关的跨境费用。
• 供应商应该要准备向伊莱克斯提供相关文件来阐述其招聘流程和控制原理(请参照章节6.6,强迫劳动)
商业道德
• 供应商应完整、透明且准确地保留其与伊莱克斯之间业务事宜的所有记录。
• 供应商不得试图不当地影响伊莱克斯关联人、代理或代表,或者试图建立可能使代表产生利益冲突的任何关系。
• 如果供应商接触到伊莱克斯的保密(非公开)信息,应对此信息严格保密。
冲突矿物
• 供应商应该确保其采购供应给伊莱克斯的产品、部件和零件所需的冲突矿物不会直接或间接地使在受冲突影响或高风险地区侵害人权的作恶者获得资助或受益。
• 供应商应当制定旨在实现上述目标的相应政策与管理体系,其内容应当符合OECD冲突影响和高风险地区的负责任矿物供应链尽职调查指南。
报告
• 供应商应通过邮箱立即向伊莱克斯报告疑似违反供应商标准或指令的行为:
• 如果供应商或者其分包商的生产场地变更或搬迁,供应商应当在变更之前通知相关的伊莱克斯代表。
• 如果向伊莱克斯提供的产品、部件或零件包含钽、锡、钨或黄金,相关供应商需要应要求向伊莱克斯报告这些物质的含量和来源。
• 伊莱克斯产品、零部件生产中若涉及任何监狱劳役,必须向伊莱克斯报告并经其批准。
良好的管理惯例
• 供应商应当制定相应的程序,以监督其供应商遵守供应商标准及指令。
• 供应商监督活动应当根据要求进行记录并通知伊莱克斯。
• 供应商标准及其执行是供应商会议或供应商培训议程的组成部分。
• 为了确保供应商遵守供应商标准,相关单位应当进行定期审计。
• 对于供应商违反供应商标准或指令的行为,应当确定明确的违约金。
6.4. 腐败、贿赂和商业道德。
工作场所要求
伊莱克斯集团不容忍任何形式的腐败、贿赂或不道德商业行为。 所有的伊莱克斯单位和供应商及其员工应当避免提供、给予、索要或接收贿赂或任何其他的不当好处。
详细要求
一般性规定
• 单位应当制定相应的措施防止和识别腐败。 它包括但不限于:
o 政策承诺1
o 宣传与培训。
o 员工秘密报告疑似不当行为的正式程序。
6.5. 童工
工作场所要求
不容忍任何形式的童工。 除非当地法律规定了更高的年龄限制,不得雇佣低于义务教育完成年龄或 15 岁的任何人。
对于经过批准的未成年人,管理层负责依据可适用的当地法律,提供与年龄相适应的工作条件、工作时间和工资。
如果在生产伊莱克斯产品或部件的场所发现童工,采取的所有措施必须最有益于儿童;并采取一切救济措施以维持或改善儿童的社会处境。
定义
童工是指小于义务教育完成年龄或者小于 15 岁(以最高者为标准)的人所做的工作。
经过批准的未成年人是指高于最低年龄但低于 18 岁的合法年轻工人。 这一类工人也经常被称为未成年或者青年工人。 必须采取特殊的保护措施来保护这些工人(请见“要求”项下的内容)。
详细要求
一般性规定
• 单位应当采取所有的合理措施来确保不出现童工现象。
年龄验证和记录
• 在雇佣时,单位应当要求对所有工人进行年龄验证和记录。
• 单位应当保存一份所有员工的年龄证明。 注: 单位不能保留原件,但需要制作一个副本。
• 适当的年龄证明应至少包括持有人的全名、生日和照片(例如护照、身份证或社会保险卡)。
经批准的未成年人
• 适用本章节中相关条款的方式不得导致在招聘过程中歧视未成年人,然而相反未成年工的工作和升职机会要被明确和优先。
• 经批准的未成年工不能从事有危险岗位的工作也不能上夜班。
• 管理层应积极参与确定适合这类 工人年龄和能力的可接受的工作类型、工作条件、工作时间和薪酬。
• 单位应当采取所有的必要措施来确保不满 18 岁的工人的工作条件不存在可能危及其健康、安全或幸福的危险。
• 单位必须遵守学徒或职业教育课程的所有相关法规与要求。 单位必须能够证明它们是法律认可的课程并应要求提供与这些课程相关的法律规定与限制。
• 允许学龄期孩子在未达到义务教育完成年龄之前就在单位工作的非正式协议是不能接受的。
发生童工情况时的报告和干预措施
• 如果发现童工,单位必须立即联系伊莱克斯(esws@electrolux.com)。
• 必须立刻确定救济儿童的行动计划。 行动计划必须有助于找到一个适合孩子的长期可行解决方案,同时也必须经过伊莱克斯批准。
• 管理层应当持续监督行动计划的进展并向伊莱克斯汇报。 在儿童救济工作结束之前,单位和伊莱克斯应当保持联系和合作。
良好的管理惯例
• 在雇佣经批准的未成年人之前,单位应当联系法定监护人(通常是父母)。
• 单位应保存一份因年龄而在某些时段和工作任务上受限的经批准的未成年名单。
• 在存在童工风险的国家/地区,建议记录管理童工案例的程序。 这些程序应当确保即时救济,包括将儿童调离其职位,同时安排有利于儿童发展的可持续解决方案。