COSTCO验厂咨询-好市多供应链验厂：工厂事务记录核心要求与整理标准

工厂事务记录是 Costco（好市多）验厂工作的核心核查依据，涵盖企业合规资质、员工权益管理、安全健康管控、环保卫生保障四大维度。完整、规范的记录体系不仅是工厂合规运营的直接证明，更是通过 Costco 验厂的关键前提。以下为分类梳理的核心记录清单及规范要求：
一、 企业基础合规资质文件
该类文件用于验证工厂的合法经营资质及基础管理规范，需确保文件真实有效、内容完整且在有效期内。
营业执照（正副本复印件，需加盖工厂公章）
当地最低工资标准官方文件（需为最新发布版本）
工厂鸟瞰图（需标注生产车间、仓库、宿舍、食堂等功能区域分布）
工厂公示政策文件（须在工厂车间、宿舍区等显眼位置张贴，且留存张贴照片佐证）
厂规 / 宿舍守则
奖惩制度及警告信发放记录模板
员工意见反映或投诉机制文件（含反馈渠道、处理流程、时效要求）
工资管理制度（明确薪资结构、支付周期、加班工资计算标准）
假期制度文件（含法定节假日、有薪年假、产假等相关规定，需符合当地劳动法规）
员工 / 管理手册（如工厂已编制，需提供完整版本）

二、 员工事务管理核心记录
该类记录聚焦员工雇佣全流程的合规性，需确保信息真实、可追溯，且与实际用工情况一致。
工人入厂记录（花名册）
需包含员工基本信息、入厂日期，附员工签名、厂方负责人签名及工厂公章
经工厂会计人员审核后签名确认
每名员工档案需附清晰的身份证复印件
特殊员工管理记录
16-18 岁未成年工名单
未成年工定期体检证明
未成年工用工备案登记证明（需经当地劳动局审批）
劳动合同管理
每名员工均需签订规范劳动合同，员工与厂方各持有一份，工厂留存合同副本备案
社会保险管理记录
社会 / 工伤保险购买记录（含最近半年缴费凭证）
保险花名册（需实时更新，确保参保人数与在册员工人数匹配）
三、 员工工资及考勤记录
该类记录是核查工资支付合规性的核心依据，需确保工时记录与薪资发放数据完全对应。
工资记录（最近三个月）：含工厂工资发放汇总表，需加盖财务公章
工资条（个别工资明细表）：需包含员工姓名、工号、正常工时、加班工时、应发工资、扣除项、实发工资等信息，附员工领取签名
工卡 / 考勤记录（最近三个月）：需为原始记录（纸质打卡记录或电子考勤系统导出数据），与工资条中的工时数据一致
工人请假单：需记录请假员工姓名、申请日期、请假时段、请假类型、审批人签名
离职记录（最近三个月）
离职申请书
离职员工旧有入厂记录及劳动合同副本
最后一次工资发放记录
工资代领授权书（如存在工资代领情况，需提供员工亲笔签署的授权文件）

四、 安全及健康管理记录
该类记录用于验证工厂的安全生产管理能力，需确保制度落地、培训到位、记录完整。
消防安全管理记录
工场 / 宿舍火警疏散演习记录（含演习时间、参与人数、流程、总结报告）
疏散演习现场相片（需清晰体现演习过程、人员组织情况）
消防设备使用培训记录（含培训时间、内容、参训人员签名）
消防设备定期检查记录（需明确检查频次、设备状态、检查人签名）
消防设备清单及设备分布平面图
工伤与急救管理记录
工伤意外记录及事故检讨报告（含事故原因分析、整改措施、责任人处理结果）
员工急救培训记录（需附培训内容、现场相片、培训人资历证明、员工急救证书）
职业安全防护记录
个人防护用品（PPE）发放记录（含发放物品名称、数量、领取人签名、发放日期）
职业安全培训记录（含培训主题、时间、参训人员签名）
化学品安全管理记录
工厂使用化学品清单（需明确化学品名称、用途、存放位置）
全套化学品安全技术说明书（MSDS）
化学品存量台账及收货记录
车间空气监测报告（如工厂涉及挥发性化学品使用，需提供）
职业安全小组人员名单（如工厂已设立，需提供）
锅炉安全管理记录（如工厂使用锅炉）
锅炉年度检验合格证书
锅炉静载、运行检测报告书
锅炉操作人员上岗资格证
五、 环保与卫生管理记录
该类记录用于验证工厂的环保合规性及卫生管理水平，需符合当地环保及卫生法规要求。
环保管理记录
污染物排放许可证（如工厂涉及污染物排放，需提供有效证书）
废水检验报告（需由具备资质的第三方检测机构出具）
当地污染物排放标准官方文件
卫生管理记录
饭堂 / 厨房卫生许可证
厨房工作人员健康体检证明
六、 记录管理核心要求
所有记录需以纸质或电子形式妥善保存，电子记录需备份且可随时调取打印
记录内容需清晰、准确、无涂改，涉及签名或盖章的项目需完整规范
各类记录需按时间顺序整理归档，便于验厂时快速查阅