Big Lots验厂咨询-Big Lots供应商必备：采购流程核心环节与IPDS填写细则

Big Lots 采购流程及进口产品数据表（IPDS）合规指南
Big Lots 采购流程以采购订单（PO） 为核心合同载体，以进口产品数据表（IPDS） 为报价与订单创建的关键依据，构建了标准化、规范化的供应商合作体系。从报价提交到订单履约，供应商需严格遵循采购订单条款与 IPDS 填写规范，同时满足海关分类等合规要求，以保障合作顺畅推进。本文系统拆解 Big Lots 采购流程核心环节、IPDS 填写细则及进口分类合规要求，为供应商精准对接合作提供权威实操指引。
一、 采购订单核心规则与履约要求
采购订单的法律属性与传递方式
采购订单是明确 Big Lots 采购与供应商销售产品权利义务的核心合同，其条款与条件对双方具有法律约束力。采购订单通过电子邮件或电子数据交换（EDI）发送至供应商，供应商一旦发货即视为同意采购订单的全部条款。
订单信息同步机制
Big Lots 每日会将新生成及修订后的采购订单同步至货运代理 / 集运商、报关行和代理商，确保各环节合作方均能核验条款执行情况，保障供应链各节点信息一致。
离岸价（FOB）起运地费用承担规则
对于所有以 FOB 起运地计价的货物，港口、码头及当地政府产生的一切费用变动，均由供应商承担。供应商需提前评估相关费用波动风险，避免履约争议。

二、 进口产品数据表（IPDS）填写规范与提交要求
IPDS 是 Big Lots 接收进口供应商报价的唯一标准表单，是创建采购订单的核心数据来源。该表单会定期更新，供应商可参考附录第 80 页的示例模板，如有疑问可联系全球采购部门或对应代理商。
基础填写要求
所有非阴影单元格必须完整填写，数据不完整的报价将不被纳入采购订单创建范围。
需准确填写生产时间（以天为单位）、报价有效期（明确报价失效截止日期）及装运前相关字段。
离岸价（FOB）地点需从下拉框中选择，不得手动输入。
付款条件与提交频次
Big Lots 统一付款条件为自货运收据（FCR）日期起 45 天内电汇付款。对于任一被接受的订单，IPDS 需至少向买方提交两次：首次仅提交封面页；若项目被正式接受，需提交完整填写的表单，涵盖所有选项卡，且需包含供应商手册要求的全部信息。
关键信息填写细则
制造商信息：必须提供实际生产产品的工厂书面声明及完整联系信息，确保生产主体可追溯。
立方英尺计算：需根据主纸箱尺寸精准计算，填写时仅输入数字，不得附带单位符号。
运费计算规则：运费根据 FOB 地点选择自动生成，禁止手动修改。集装箱类型选择需遵循以下原则：
货物数量不足以装满整柜（FCL），需选择拼箱（LCL）费率类型；若指定港口无拼箱费率，则表明该港口不提供拼箱服务。
若满柜货物存在仓库溢出情况，需选择 40 英尺柜费率；若集装箱以 20 英尺数量订购，或货物过重不适合 40 英尺集装箱，则选择 20 英尺柜费率。
所有集装箱需满载，特殊例外情况需提交至集运点审批。拼箱字段优先级高于整柜字段，若报价为整柜，则拼箱字段需留空。
次品允许率（DA）：需严格按照买家基于品类历史次品率设定的百分比填写，不得擅自调整。
SKU 编号：若产品为复购品，需输入最新 SKU 编号；项目被接受后，需将 SKU 编号更新为采购订单分配的编号。
产品描述与材料说明：详细描述选项卡需列明产品所有组件的规格参数；成本细分选项卡需清晰说明产品名称、工作原理、用途，以及所用全部材料的具体类型（例如需标注 “铁” 而非笼统的 “金属”）。
原产国与关税填写：若产品在多个国家制造，需在成本细分选项卡按国家进行成本拆分；若关税按件计价而非按首次成本百分比，需在其他关税框中输入具体金额。
附加信息填写：特征与优势选项卡需填写适用于展示包装的产品卖点；表单中必须插入实际产品照片，确保与报价产品一致。

订单确认后的 IPDS 提交要求
若 Big Lots 基于报价做出采购决定，将通过邮件或传真发送采购订单。在订单首次传送后的 1 周内，全球采购协调员和代理会向供应商发送订单相关通知，供应商需在规定时间内通过邮件回复以下材料：采购订单确认、发货日期确认、Big Lots 供应商手册确认（第 4 页）及最终版 IPDS。
最终版 IPDS 的核心合规要求
最终版 IPDS 需包含采购订单上的准确项目编号与 SKU 编号，且其显示的项目编号、SKU 编号及产品详细描述，必须与后续运输发票、装箱单保持一致，确保海关清关流程顺畅。
三、 进口分类合规要求
根据美国海关法律规定，所有进口至美国的商品，必须依据美国协调关税表（HTSUS） 进行精准分类。
IPDS 中需包含的进口分类信息
供应商在填写 IPDS 时，必须完整提供以下海关分类相关信息，缺一不可：
产品完整名称（禁止使用缩写或简略符号）；
材料成分明细；
产品尺寸参数；
HTSUS 编号；
适用税率；
配额类别。
最终版 IPDS 提交时限与审核流程
所有最终版 IPDS 需在订单确认后的48 小时内，以电子形式发送至全球采购协调员和代理，由其转发给全球采购专员核验关税信息准确性。若需修改，采购专员会将意见反馈给供应商，供应商需及时修订并重新提交，修订版本需突出显示更改内容，同时留存副本。若 IPDS 信息无变更，自表单标注的 “最终日期” 起 11 个月内有效（有效期从最终更改日期起算，若未更改则从首次最终日期起算）。
关税信息错误的责任承担
Big Lots 采购决策完全依赖供应商提供的关税信息准确性。若因供应商提供错误税率导致关税成本增加，Big Lots 有权要求供应商承担额外关税费用，或通过降低首次成本的方式修订采购订单，以弥补关税差额。
四、 供应商核心履约责任
供应商需全程以采购订单条款为履约准则，以 IPDS 填写规范为数据基准，同时严格遵守美国海关分类要求。从报价提交到订单交付，需确保信息真实、准确、一致，避免因数据错误或合规疏漏导致合作风险。对于流程中的疑问，需及时与全球采购部门或对应代理商沟通，保障合作高效推进。