Cortefiel验厂咨询-Cortefiel社会责任验厂指南：必备文件清单与合规要求

Cortefiel将社会责任合规作为供应链合作的核心前提，其验厂体系聚焦企业合法经营、劳工权益保障、健康安全管理、环境合规及组织治理五大核心维度，旨在推动供应商构建负责任的生产运营体系。本清单系统梳理Cortefiel社会责任验厂的必备文件，明确各文件的核心内涵、合规要求及留存标准，为供应商精准对接验厂要求、高效筹备相关材料提供权威指引。

一、企业基础合规类文件：合法经营的核心凭证

此类文件是验证企业合法经营资质、运营规模及管理架构的基础依据，需确保信息真实完整、可追溯，为验厂审核提供底层合规支撑。

- 1. 公司概括简介（含人员/产量/产值/品牌市场分布）：系统呈现企业基本信息（成立时间、注册地址、经营范围等）、人员配置规模、年度生产产量、产值数据，以及合作品牌的市场分布区域等核心内容，需数据真实、表述清晰，全面反映企业运营实力。

- 2. 公司组织架构图：以可视化图表形式清晰展示企业内部各职能部门、核心岗位的设置及层级隶属关系，明确各部门核心职责边界，体现内部管理的规范化程度。

- 3. 公司/厂区/厂房平面图：精准标注企业厂区、厂房的平面布局，明确生产车间、仓库、办公区、宿舍、食堂、危险品存储区等各功能区域的分布、面积及动线设计，需清晰呈现安全出口、消防设施等关键位置。

- 4. 供应商评估记录：包含供应商准入评估、日常考核、分级管理及淘汰机制的程序文件，以及针对各合作供应商的详细评估记录（含评估时间、评估指标、评估结果、整改跟踪等），体现供应链社会责任管控的全流程。

- 5. 营业执照：企业合法开展经营活动的法定许可凭证，需确保在有效期内，经营范围与实际生产经营内容一致，复印件需加盖企业公章备案。

二、劳工权益保障类文件：员工权益合规的核心支撑

此类文件聚焦员工招聘、用工、薪酬、福利等全流程权益保障，是Cortefiel验厂的核心审核维度，需严格遵循当地劳动法律法规要求，确保员工合法权益得到全面落实。

- 1. 员工手册：整合企业规章制度、劳动纪律、岗位职责、员工福利（含休假、社保、奖惩等）、劳动保护等核心内容的纲领性文件，需以员工易懂的语言编制，经公示或员工确认后执行。

- 2. 厂纪厂规：明确企业内部生产、办公、考勤等方面的纪律要求及相应奖惩标准的规范性文件，需符合法律规定，不得设置歧视性或违法条款。

- 3. 宿舍规章制度：针对员工宿舍管理制定的规范性文件，涵盖住宿条件、卫生要求、安全管理、作息规范等内容，需保障员工住宿安全与基本生活权益。

- 4. 招工指引/程序：明确企业招聘流程、招聘条件、薪酬告知、入职审核等环节的操作规范文件，需体现公平招聘原则，不得存在性别、地域等歧视性条款。

- 5. 人事记录/员工入职登记/花名册（所有员工）：系统记录所有员工个人信息（姓名、身份证号、联系方式等）、入职登记信息、岗位分配情况的全员工花名册，需确保信息完整、更新及时，覆盖在职及近一年内离职员工。

- 6. 劳动合同（所有员工）：与所有员工依法签订的劳动合同，需明确工作内容、工作地点、劳动报酬、合同期限、社会保险等核心条款，签订日期需在员工入职后法定时限内，且需向员工提供合同副本。

- 7. 体检记录：包含员工入职健康体检报告及年度健康体检报告，需由具备资质的医疗机构出具，针对特殊岗位（如有毒有害作业）需符合专项体检要求。

- 8. 未成年工名单/登记证/工作安排规定：若存在未成年工，需提供未成年工花名册、当地劳动部门出具的未成年工登记证，以及针对未成年工的专项工作安排规定（明确禁止从事的岗位、工作时间等），严格遵循未成年工特殊保护法规。

- 9. 综合计时批文/加班批文：若企业实行综合计时工作制或需安排加班，需提供当地劳动部门批准的综合计时工作制批文及加班许可文件，确保工时制度合规。

- 10. 社会保险缴付凭证和参保批文：企业为员工缴纳社会保险的缴费凭证（含社保缴费清单、银行转账记录等）及当地社保部门出具的参保批文，需确保参保人数、缴费基数符合法定要求。

- 11. 请假单：记录员工各类请假（事假、病假、年假、产假等）申请、审批流程及请假时长的原始记录，需有员工签名及审批人员签字确认。

- 12. 离职记录：记录员工离职申请、离职面谈、工作交接、薪酬结算等情况的记录文件，需覆盖近一年内所有离职员工，确保离职流程合规。

- 13. 奖惩记录/警告信：记录员工奖励、惩罚事由、处理依据、处理结果的原始文件，针对惩罚需有员工确认或公示记录，确保奖惩程序合法合规。

- 14. 工作时间记录：员工考勤卡、电子考勤记录等出勤凭证，需清晰记录员工上下班时间、加班时长，考勤记录需连续完整，覆盖近一年周期。

- 15. 计件工生产（台班）记录：针对计件工人的生产台班记录，详细记录每日/每班的生产数量、质量检验情况、计件薪酬核算依据，确保薪酬核算准确可追溯。

- 16. 当地政府最低工资文件：企业所在地区政府发布的最新最低工资标准文件，需确保员工薪酬不低于法定最低工资标准。

- 17. 工资表（一年）：近一年内的完整工资支付记录，需包含员工姓名、岗位、出勤天数、加班时长、基本工资、奖金、津贴、社保个人缴费、实发工资等核心信息，有制表人、审批人签字确认。

- 18. 有工人签名的工资条：向每位员工发放的带有员工亲笔签名的工资条，工资条内容需与工资表一致，确保员工知晓薪酬构成。

- 19. 工资扣除/罚款记录：记录员工工资扣除、罚款的事由、依据及金额的原始文件，需符合法律规定，不得存在违法扣除或超额罚款情况。

三、健康安全管理类文件：生产安全的核心保障

此类文件聚焦企业生产经营过程中的健康安全管控，涵盖厂房安全、消防管理、设备安全、特种作业管理等全维度，是保障员工作业安全的核心依据。

- 1. 厂房建筑结构安全合格证：由具备资质的机构出具的厂房建筑结构安全合格证书，确保厂房建筑符合安全使用标准。

- 2. 厂房消防合格证：消防部门出具的厂房消防验收合格证书，证明厂房消防设施配置、消防通道设计等符合消防安全规范。

- 3. 公司的健康安全政策：企业制定的健康安全管理纲领性文件，明确健康安全管理目标、管理架构、责任分工及核心管控措施，需经高层审批并公示。

- 4. 安全主任资格证（任命书/培训结业证书）：安全主任的资格证书、企业出具的安全主任任命书，以及安全主任的专业培训结业证书，确保安全管理岗位人员具备相应资质。

- 5. 消防上岗证/急救人员资格证书：企业消防专员的消防上岗证、急救人员的专业资格证书（如红十字会急救证书），确保关键岗位人员具备相应应急处置能力。

- 6. 消防走火演习/消防逃生程序/急救计划及记录（含照片）：明确的消防逃生程序、应急急救计划，以及近一年内的消防走火演习记录（含演习方案、参与人员、时间、过程描述、总结改进等），需附演习现场照片佐证。

- 7. 电梯起重设备登记准用/验收/年检合格证：企业使用的电梯、起重设备的登记准用证、安装验收合格证及年度检验合格证书，确保特种设备合规使用。

- 8. 特种作业人员（电梯/叉车/电工/电焊工等）资格（操作）证书：从事电梯操作、叉车驾驶、电工、电焊工等特种作业人员的有效资格证书，证书需在有效期内，且与岗位匹配。

- 9. 设备维修工单/技工资格证书：设备日常维护、故障维修的工单记录（含维修时间、故障描述、维修内容、维修人员等），以及维修技工的资格证书，确保设备维修规范、人员资质合规。

- 10. 锅炉、压力容器使用登记证/年检合格证：企业使用的锅炉、压力容器的使用登记证及年度检验合格证书，需符合特种设备安全管理要求。

- 11. 司炉工上岗证：司炉工的有效上岗证书，证书需在有效期内，确保锅炉操作岗位人员具备相应资质。

- 12. 化学危险品仓许可/（储存物控记录）/安全防范应急措施/物料安全数据表：若存在化学危险品存储，需提供化学危险品仓库使用许可、危险品储存物控记录（含入库、出库、库存管理）、安全防范应急措施文件，以及各类危险品的物料安全数据表（MSDS）。

- 13. 化学危险品仓管员上岗培训证书：化学危险品仓库管理人员的专业上岗培训证书，确保仓管员具备危险品管理的专业能力。

- 14. 工伤医疗事故处理记录/再发生防范措施：记录企业工伤事故、医疗事故的发生经过、处理流程、赔偿结果的原始文件，以及针对事故制定的再发生防范措施，需体现事故处理的合规性及持续改进的有效性。

- 15. 保安守则/保安上岗证：企业制定的保安管理守则，以及保安人员的有效上岗证书，确保保安工作规范、人员资质合规。

四、环境合规类文件：绿色生产的核心依据

此类文件聚焦企业生产经营过程中的环境保护管控，验证企业是否符合当地环保法律法规要求，推动绿色可持续生产。

- 1. 车间有毒有害作业环保监测报告：由具备资质的环保机构出具的车间有毒有害作业环境监测报告，监测指标需符合国家环保标准。

- 2. 发电机房噪音测试报告：针对发电机房开展的噪音测试报告，测试结果需符合国家噪音排放标准。

- 3. 排污许可/环保监测报告：当地环保部门颁发的排污许可证，以及近一年内的环保监测报告（含废水、废气、固废等排放监测），确保排污行为合规。

- 4. 定期除虫杀鼠记录：企业定期开展除虫、杀鼠工作的记录文件，含服务机构资质证明、工作时间、工作范围、使用药剂等信息，确保生产生活环境卫生安全。

五、后勤保障与组织治理类文件：综合合规的补充支撑

- 1. 食堂卫生许可证/食堂员工健康证：企业食堂的卫生许可证（需在有效期内），以及食堂所有从业人员的健康证（需定期年检，确保有效）。

- 2. 医护人员资格证书：若企业配备专职医护人员，需提供医护人员的专业资格证书，确保具备相应医疗服务能力。

- 3. 工会组织会议记录/工会代表选举程序及其职责：企业工会组织的成立文件、工会代表选举程序记录、工会会议记录，以及工会代表职责说明，体现员工民主管理权益的落实。

六、验厂文件管理核心要求

1. 完整性要求：所有验厂文件需全面覆盖清单所列项目，无缺失、遗漏，针对近一年周期的文件需连续完整，确保审核追溯需求。

2. 真实性要求：所有文件需真实有效，不得伪造、篡改，相关数据（如工资、考勤、社保）需相互印证，形成完整证据链。

3. 规范性要求：文件需有规范的格式，关键文件需有相关人员签名、日期及企业公章，电子文件需备份完整，纸质文件需分类归档、妥善保管。

4. 时效性要求：所有证书、批文、监测报告等需在有效期内，若存在更新迭代，需提供最新版本文件，确保符合当前法规要求。