Contempo验厂咨询-Contempo验证必备：供应链保安十大范畴文件要求与合规指引

Contempo供应链保安验证是保障供应链全链条安全、规范厂商运营管理的关键环节，其文件审核作为验证核心模块，直接决定验证结果的通过与否。该验证文件清单围绕供应链安全“全维度覆盖、全流程追溯、全责任闭环”的核心原则，系统划分十大核心范畴，涵盖从基础制度到具体操作记录、从内部管理到商业伙伴管控的全领域文件要求。完整、规范的文件体系不仅是通过Contempo验证的基础前提，更是厂商提升供应链安全管理水平、适配国际供应链安全标准（如C-TPAT）的重要支撑。本文将对Contempo供应链保安验证所需文件清单进行系统化拆解，明确各范畴文件的核心作用、整理要点与合规意义，为厂商精准筹备验证文件提供权威指引。
一、 核心定位与文件体系逻辑

Contempo供应链保安验证文件清单的核心定位，是通过“制度-程序-记录-佐证”的四层文件架构，全面核查厂商供应链安全管理体系的完整性、合规性与实操性。其文件体系遵循三大逻辑：一是“全领域覆盖”，涵盖供应链安全8大核心范畴及人员、培训、商业伙伴等延伸领域，确保无管理盲区；二是“全流程追溯”，每一项安全措施均配套对应的程序文件与操作记录，实现“有制度可依、有程序可循、有记录可查”；三是“全责任闭环”，从内部员工管理到外部商业伙伴管控，明确各环节责任主体与管控要求，形成完整的供应链安全责任链条。

二、 十大核心范畴文件要求拆解

（一） 基本文件（BASIC DOCUMENTS）：供应链安全的制度基础

本范畴文件是厂商供应链安全管理体系的顶层设计，为全流程安全管理提供核心依据，核心包括三类文件：

1. 供应链保安计划/手册（8大范畴）：需完整涵盖供应链安全8个主要标准，明确安全管理目标、组织架构、责任分工、核心流程及管控要求，是供应链安全管理的纲领性文件。

2. 员工行为守则或手册：需明确员工在供应链安全管理中的行为规范、责任义务及违规处置措施，尤其针对关键岗位（如保安、仓储、船务）需细化行为要求，保障员工层面安全管控落地。

3. 工厂的C-TPAT验证报告/证书（如有）：若厂商已参与C-TPAT（海关商贸反恐怖联盟）验证，需提供完整的验证报告或证书，作为供应链安全管理合规性的重要佐证，可提升Contempo验证审核效率。

（二） 货柜/密封式货车保安制度文件：运输环节安全的核心保障

此类文件聚焦货物运输关键环节，防范货柜/车辆篡改、货物失窃、夹带等风险，是Contempo验证的重点核查范畴，核心包括9类文件：

1. 货柜/拖车/密封式货车安全程序：明确各类运输工具的操作安全规范，涵盖装载、卸载、存储等全环节要求。

2. 货柜/拖车/密封式货车完整性检查程序及记录：需包含“七点检查”“十点检查”等标准化检查流程文件，以及每次检查的详细记录（如检查时间、人员、结果、问题处置等）。

3. 货柜/密封式货车封条及处理的文件记录：需完整留存检查照片、车牌号码、货柜号码、封条号码等核心信息，确保封条管理可追溯。

4. 封条加贴、更换、记录和追踪程序：需明确符合或超过ISO/PAS 17712标准的高安全性封条的选用、操作流程，以及封条全生命周期的记录与追踪要求。

5. 封条控制程序及记录：包含封条破损事件的处置流程、异常情况报告机制及相关记录台账。

6. 货物装载、运输、接收、追踪及确认程序及记录：覆盖货物从工厂装载到最终接收的全流程管控文件与记录，确保货物流转安全可追溯。

7. 本地运输/物流公司名单：需梳理所有合作的本地运输及物流公司信息，形成规范名录。

8. 货车司机名单：建立合作货车司机的完整信息档案，包括身份信息、资质证明等。

9. 货车司机进出记录：详细记录货车司机进出厂区的时间、事由、陪同人员等信息，确保人员流动可控。

（三） 实体保安系统文件：厂区物理安全的管控支撑

此类文件聚焦厂区物理环境安全，通过硬件设施管控与日常巡查记录，验证厂区防侵入、防盗窃能力，核心包括4类文件：

1. 保安巡逻记录：需详细记录巡逻时间、路线、人员、发现问题及处置措施，确保巡逻工作常态化、规范化。

2. 保安人员出勤记录（所有班次）：涵盖各班次保安人员的出勤情况，确保厂区24小时安保值守无空缺。

3. 门锁及钥匙的相关记录：包括门锁及钥匙的发放、归还、丢失、寻回及更换的全流程记录，强化钥匙权限管控。

4. 安保设备检查程序及记录：针对警报系统、围栏、照明、CCTV覆盖范围等核心安保设备，制定定期检查程序并留存检查记录，确保设备正常运行。

（四） 人员进出控制文件：人员流动安全的规范依据

此类文件通过标准化的人员、车辆、物品进出管控程序与记录，防范未授权人员、危险物品进入厂区，核心包括6类文件：

1. 员工进出控制程序及进出记录：明确员工进出厂区的管控要求，留存员工进出记录。

2. 员工身份证管理相关程序及记录：涵盖员工身份证的发放、归还、丢失、寻回、更换及权限取消的全流程文件与记录。

3. 访客进出控制程序及进出记录：制定访客进出厂区的标准化流程（如身份核验、登记），并留存访客进出记录。

4. 访客证件管理相关程序及记录：明确访客证件的管理规范，留存发放、归还等记录。

5. 车辆进出控制程序及进出记录：规范车辆进出厂区的管控流程，留存车辆进出记录（如车牌、进出时间、事由）。

6. 外来包裹及邮件检查程序及记录：制定外来包裹、邮件的定期抽查程序，留存检查记录，防范危险物品进入。

（五） 人员安全文件：员工安全管理的闭环保障

此类文件聚焦员工全生命周期安全管理，从招聘入职到离职离岗形成完整管控闭环，核心包括3类文件：

1. 招聘及解雇员工的书面人员安全程序：明确招聘、解雇环节的安全管控要求，防范不合格人员入职或离职人员带来安全风险。

2. 员工入职前审查相关程序及记录：包含员工背景审查、资质核验等程序，以及对应的审查记录；同时需制定定期员工审核程序（根据职位敏感性差异化设定）并留存记录。

3. 离职员工相关程序：明确离职员工的物品回收流程、访问权限解除要求及相关记录，确保离职后无权限遗留风险。

（六） 程序安全文件：货物流转安全的流程管控

此类文件通过标准化的货物管控程序与异常处置机制，保障货物从原材料到制成品的流转安全，核心包括3类文件：

1. 保安政策及改善计划：明确货物安全管控的核心政策，以及针对安全隐患的持续改善计划。

2. 原材料、加工材料及制成品进出记录：完整留存各类物料的进出库记录，确保货物流转可追溯。

3. 货物异常处理程序及记录：制定货物数量不符、损坏等异常情况的处置流程，留存异常处理记录，形成问题闭环。

（七） 信息技术安全文件：数据与系统安全的防护支撑

此类文件聚焦数字化时代供应链安全的重要维度，防范信息泄露、系统入侵等风险，核心包括3类文件：

1. IT安全程序及信息资料控制程序：明确信息技术安全管理规范，以及核心商业信息、安全数据的管控要求。

2. 电脑密码定期更新记录：留存员工电脑密码定期更新的相关记录，强化账户安全。

3. 电脑系统内部审核记录和电脑安全日志：定期开展电脑系统内部审核并留存记录，完整留存电脑安全日志，确保系统安全可监控、可追溯。

（八） 安全培训及危机意识文件：全员安全能力的提升佐证

此类文件验证厂商对员工安全意识与应急能力的培养成效，核心包括2类文件：

1. 员工入职安全培训记录：留存新员工入职简介及安全意识培训的相关记录（如培训签到表、考核结果）。

2. 特定部门员工安全培训记录：针对包装、仓库、船务、物流等关键部门员工，制定专项安全守则及培训计划，留存培训记录。

（九） 保安培训记录：专业安保能力的核心佐证

此类文件聚焦保安人员的专业能力培养，需完整留存保安人员的培训记录（如培训内容、时长、考核结果），验证保安团队具备适配的安全管控能力。

（十） 商业伙伴要求文件：供应链全链条安全的延伸管控

此类文件将供应链安全管控延伸至外部合作方，确保商业伙伴的安全管理水平符合要求，核心包括4类文件：

1. 商业伙伴/承包商/分包商选择程序：明确承运商、集运商、第三方物流公司等商业伙伴的准入标准与选择流程，留存选择过程记录。

2. 商业伙伴/承包商/分包商监察程序：制定对商业伙伴安全标准与程序的常态化监察机制。

3. 商业伙伴/承包商/分包商风险评估程序及记录：定期开展商业伙伴安全风险评估，留存评估程序文件与评估记录。

4. 商业伙伴C-TPAT验证相关文件：包括厂商为商业伙伴提供的C-TPAT验证相关资料，以及商业伙伴自身的C-TPAT验证报告/证书或其他书面合规声明。

三、 文件整理核心实施要点

厂商在筹备Contempo供应链保安验证文件时，需把握四大核心要点：

1. 完整性：确保十大范畴文件无缺失，每一项要求均有对应的文件支撑，避免出现“制度空白”或“记录缺失”。

2. 一致性：文件内容需前后一致，如供应链保安计划中的流程要求需与具体操作记录、程序文件相匹配，无逻辑矛盾。

3. 规范性：文件需按“制度文件-程序文件-记录表单”的层级分类归档，标注清晰的文件编号、版本号、生效日期；记录表单需填写完整、签字规范，留存原始凭证。

4. 时效性：确保所有文件均为现行有效版本，过期文件需及时更新；记录表单需覆盖验证前的规定周期（如培训记录、巡逻记录需留存至少6个月以上）。