Tween Brands验厂辅导|Tween Brands供应商必备：品牌保护验厂文件清单与合规要点

Tween Brands 品牌保护验厂文件清单全解析：合规要求与资料准备指引
Tween Brands 品牌保护验厂是保障品牌知识产权、规范供应链生产流程、防范产品外流风险的核心环节，验厂评核的核心在于通过全维度文件审查，验证供应商生产管理、物料管控、分包合作及品牌保护的合规性。为助力供应商高效完成资料筹备、顺利通过验厂审核，现将评核所需文件按背景资料、生产流程、物料处理、分包管理、销售报告、政策文件、培训记录七大核心模块进行系统梳理，明确各模块文件的准备标准与提交要求。
一、 背景资料类文件
背景资料是验厂评核的基础依据，用于确认供应商的合法经营资质、组织架构及合作基础信息，需准备以下文件：
工厂档案（Factory Profile）：需包含工厂基本信息、生产规模、产能数据、主要生产设备清单、核心客户名录等内容，确保信息真实完整。
工厂登记证（Business license）：提供有效的营业执照副本，需确保证照在有效期内，经营范围涵盖与 Tween Brands 合作的产品品类。
工厂架构图（Organization Chart）：清晰呈现工厂的组织管理结构，明确各部门职能分工、管理层级及人员配置，标注与生产、品控、品牌保护相关的核心岗位。
合作起始年份证明：提供与 Tween Brands 开始合作的相关凭证，如首份合作订单、合作协议签署页等，明确合作年限。
二、 生产流程类文件
生产流程文件是验厂重点核查内容，用于追溯产品生产全流程数据、验证数量管控的规范性，需严格遵循 “所有物料与产品数量必须有据可查” 的核心原则，准备以下文件：
裁剪 - 出货数量差额报告及调差报告：提供最近三款订单的裁剪数量与实际出货数量的差额明细，若存在数量不一致情况，需配套提交原因调查分析报告及整改措施说明。
已出货订单全套船务文件：选取最近一份已完成出货的订单，提供包含订单合同、装箱单、提单、报关单、验货报告在内的全套船务资料，确保文件信息一致、逻辑闭环。
在制品生产进度报告：针对正在生产的 Tween Brands 订单，提交涵盖款式编号、生产开工日期、预计完成日期、当前生产进度、物料耗用情况的详细报告。
验厂当日存货明细：统计评核当天的库存数据，需按超产量、次品、损坏品、剩余物料四个类别分别列明数量、规格、存放位置及状态说明。
订单剩余物料记录总结：按订单或款式维度，整理每批次生产完成后剩余物料的种类、数量、回收及处理情况的汇总记录。
外发加工物料收发记录：提供发往分包商的生产物料、半成品的送出数量、时间及返还数量、质量检验结果的明细台账，确保外发物料全程可追溯。

三、 超产 / 次货 / 损坏品及剩余物料处理类文件
此类文件用于验证供应商对非合格品及剩余物料的处理合规性，防范品牌产品未经授权流入市场，需准备以下文件：
销毁记录：超产、次品、损坏品的销毁流程文件，包含销毁申请、审批记录、现场销毁照片 / 视频、销毁数量确认单等。
内部销售记录：若存在内部处置合规物料的情况，需提供内部销售审批文件、销售台账、收款凭证等，明确销售对象与用途。
授权销售报告：依据与 Tween Brands 签订的特卖协议，提交最新的特卖产品清单、销售数量、销售渠道及回款情况的报告。
其他外销记录：若存在经授权的外部销售行为，需提供完整的销售合同、客户资质证明、出货凭证等资料。
废料回收服务商资料：提供合作的废料回收公司资质证明、合作协议及回收物料处理明细。
相关发票副本：配套提交与物料处理相关的销毁服务发票、销售发票、回收服务发票等凭证。
四、 分包商管理类文件
分包商管理是品牌保护验厂的关键环节，需验证分包合作的合规性与管控力度，准备以下文件：
分包商清单：列明参与 Tween Brands 订单生产各环节的所有分包商名称、地址、合作项目及合作年限。
分包合作协议副本：提供与各分包商签订的正式合作合同，明确双方在生产质量、品牌保护、保密条款等方面的责任义务。
分包商营业执照：提供所有分包商有效的营业执照副本，确保其具备合法生产经营资质。
五、 特卖报告类文件
用于监控经授权的特卖活动合规性，需准备以下两类报告：
特卖协议月度报告：提交依据特卖协议生成的最新月度销售数据报告，包含销售产品款式、数量、金额、渠道等信息。
最新负债报告：提供与特卖活动相关的负债明细，明确债权债务关系及清偿计划。

六、 政策文件类文件
政策文件是供应商品牌保护管理体系的核心体现，需确保文件完善、可执行，准备以下文件：
品牌保护政策文件：明确工厂在品牌标识使用、产品防伪、知识产权保护等方面的管理规定。
实体安全指引：涵盖厂区门禁管理、仓库安防、生产区域监控等物理安全的管控规范。
出入控制指引：制定人员、车辆、物料进出厂区的审批流程与管理标准。
资讯科技安全指引：规范生产数据、订单信息、技术文件等电子资料的存储、传输与保密要求。
保安人员工作指引：明确保安岗位的工作职责、巡逻路线、应急处置流程等内容。
物料销毁指引：建立超产、次品、涉密物料的销毁流程、审批权限及责任追溯机制。
保密协议：提供与员工、分包商签订的保密协议范本及签署台账，明确保密范围与违约责任。
技术文件安全管理规程：规范产品设计图纸、工艺文件等技术资料的发放、使用、回收及销毁流程。
样品保存政策及记录：制定样品的分类存储、标识管理、借阅审批及留存期限的规定，并提供样品管理台账。
七、 培训记录类文件
用于验证供应商品牌保护培训的落地情况，需提供品牌保护相关培训记录，包含培训计划、培训课件、参训人员签到表、培训考核结果等资料，证明员工已掌握品牌保护的核心要求。